Jacques van Rensch Mr. (Regionaal Historisch Centrum Limburg, Maastricht) berichtet in seinem Referat „Genealogen in NL in Verbindung mit ‚Foto zoekt familie‘-Projekt des Koninklijk Institut voor de Tropen“ über die sowohl hilfreiche als auch aufwendige Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen
Seit fast zwei Jahrzehnten hat in den Niederlanden die Zusammenarbeit zwischen freiwilligen oder ehrenamtlichen Mitarbeitern und Archiven einen rasanten Aufschwung genommen. Das erste große Projekt auf nationaler Ebene war in den 1990er Jahren das beim damaligen Reichsarchivdienst in Angriff genommene Projekt „Genlias“, eine zentrale Datenbank, in der Informationen aus allen Urkunden des Personenstandsregisters gespeichert wurden. Das Projekt, das teilweise noch immer läuft (www.wiewaswie.nl), wäre ohne das Engagement von ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Daten in die Datenbank übertragen, nicht denkbar gewesen.
In den letzten Jahren gibt es eine ganze Reihe von größeren und kleineren Projekten, an denen sich Freiwillige beteiligen. Meistens ist es nicht schwierig Freiwillige anzuwerben, z.B. über einen Bericht in der Lokalzeitung. Bekannt aus letzter Zeit sind das Projekt „Foto zoekt Familie“, ein Projekt des Koninklijk Instituut voor de Tropen und „Viele Hände machen leichte Arbeit“. Bei diesem Kooperationsprojekt werden durch „crowdsourcing“ Massenakten digitalisiert (z.B. Eintragungsregister für Wehrpflichtige, Kataster und Grundbuch oder Polizeimelderegister), die Freiwillige nachher zu Hause auswerten und in einer zentralen Datenbank speichern (www.velehanden.nl).
Ehrenamtliche nehmen dem Archiv viel Arbeit ab, aber man bekommt die Arbeit nicht umsonst. Es erfordert einen gewissen Personaleinsatz des Archivs, es müssen Büroräume und Computer bereitgestellt werden und es fallen Reisekosten an. Man sollte darauf achten, dass die Aufgaben der Ehrenamtlichen auf deren Interessen und Kenntnisse abgestimmt sind. Hinzu kommt, dass das Archiv auch verantwortlich für eine gewisse Qualitätssicherung ist. Es gibt auch Grenzen des Einsatzes: Bei klassischen Verzeichnungsarbeiten, z.B. bei Kirchenarchiven und Vereinsarchiven, sind die Erfahrungen mit ehrenamtlichen Mitarbeitern bis auf wenige Ausnahmen nicht so günstig.
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Kurzbiographie von Jacques van Rensch
- Seit 2005 Reichsarchivar in der Provinz Limburg beim Regionaal Historisch Centrum Limburg
- Jura-Studium an der Universität Nimwegen, Archivausbildung an der Reichsarchivschule
- 1978–1992 Abteilungsleiter Stadtarchiv Maastricht und 1992–2005 Reichsarchiv Limburg: Verzeichnung von Archiven, archivrechtliche Fragen
- Forschung: Rechtsgeschichte, Geschichte kirchlicher Institutionen und Adelsgeschichte