Als fachliches Diskussionsforum und informelle Kontaktbörse für alle Fragen der digitalen Langzeitarchivierung hat sich der Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ seit fast zwei Jahrzehnten bewährt. Die diesjährige Tagung, zu der das Österreichische Staatsarchiv eingeladen hatte, fand am 10. und 11. März 2015 in Wien statt.
Die dabei gehaltenen Vorträge zeigten einerseits aktuelle Entwicklungen und Fortschritte auf, thematisierten andererseits aber ebenfalls noch offene Fragen und Probleme. Eindrucksvoll waren vor allen Dingen die Präsentationen einzelner Staats- und Landesarchive zu ihren jeweiligen fachlichen und technischen Lösungen in den Bereichen Ingest (Übernahme), Preservation Planning (digitale Bestandserhaltung) und Access (Nutzung). Obwohl somit die ‚Big Player‘ über weite Strecken das Tagungsgeschehen dominierten, hielt die Veranstaltung auch interessante Aspekte für kleine und mittelgroße Archive bereit, die mit der digitalen Langzeitarchivierung oft erst am Anfang stehen. Herausgegriffen seien an dieser Stelle drei Vorträge, die für die Kommunalarchive in Westfalen durchaus Relevanz beanspruchen können.
Dr. Christian Keitel (Landesarchiv B-W) beim Vortrag (Foto: Österreichisches Staatsarchiv)
In einem der ersten Tagungsbeiträge referierten Christian Keitel (Landesarchiv Baden-Württemberg), Miriam Eberlein (Stadtarchiv Heilbronn) und Manfred Waßner (Kreisarchiv Esslingen) über den Ausbau der vom Landesarchiv entwickelten Archivierungslösung DIMAG zu einem digitalen Langzeitarchiv für die baden-württembergischen Städte und Gemeinden. Auch diesen soll nun eine Nutzung der mandantenfähigen und browserbasierten Software ermöglicht werden. Der Betrieb des digitalen Magazins erfolge dabei über die regionalen Rechenzentren, mit denen einheitliche Hostinggebühren vereinbart werden. Auch für die Kosten, die von kommunaler Seite gegenüber dem Landesarchiv anfallen, existieren bereits erste Kostenmodelle. Als ‚Pilotarchive‘ fungieren in diesem Zusammenhang das Stadtarchiv Heilbronn sowie das Kreisarchiv Esslingen, das in Sachen digitaler Langzeitarchivierung künftig die Funktion einer Verbundzentrale für die kreisangehörigen Kommunalarchive übernehmen soll. Über die Lizenz des Kreisarchivs wird DIMAG somit auch kleinen Archiven zur Verfügung stehen. Diese werden allerdings nur einen Lesezugriff auf ‚ihre‘ digitalen Aufzeichnungen erhalten; alle anderen nötigen Prozesse wie den First-Level-Support, den Ingest, die Magazinführung inkl. Metadatenverwaltung sowie die Überwachung von Migrationszyklen übernimmt das Kreisarchiv. Eine solche Lösung hat zunächst einmal viel für sich, da vor allem die „Einmann-/Einfrau-Archive“ so weit wie möglich von technischem Ballast und der damit verbundenen fachlichen wie personellen Überforderung befreit werden. Fürs erste ungeklärt bleibt, ob sich die anvisierten Finanzierungspläne als tragfähig erweisen (eine erste Evaluation ist 2018 beabsichtigt) und ebenso, in welcher Form sich die Kommunalarchive künftig am Echtbetrieb des digitalen Langzeitarchivs beteiligen. Man darf also gespannt sein, welche Resultate der jetzt anlaufende Produktivbetrieb bringen wird. Das LWL-Archivamt wird die Entwicklungen in Baden-Württemberg aufmerksam verfolgen, da wir den Kommunalarchiven in Westfalen-Lippe eine ähnliche Unterstützungsleistung unter dem Dach des „Digitalen Archivs NRW“ anbieten möchten.
Am zweiten Tag problematisierte Claire Röthlisberger-Jourdan (KOST = Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, Bern) anhand eines Preservation-Prozesses für eine TIFF-Datei die Verwendung geeigneter Dateiformate für eine sicheren Erhalt digitaler Informationen. Den meisten Kommunalarchiven dürfte wenig bekannt sein, dass die KOST auf ihrer Internetseite einen ständig aktualisierten Katalog archivischer Dateiformate (KaD) bereitstellt, der ca. 30 verschiedene Formate vorstellt und deren Eignung für die digitale Archivierung anhand eines Kriterienkatalogs beschreibt (vgl. http://kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/index.php). Relevante Informationen dazu finden sich auch in den online verfügbaren Handreichungen des Archivamtes. Eine zumindest rudimentäre Kenntnis über aktuell empfohlene ‚haltbare‘ Dateiformate ist auch für Kommunalarchive wertvoll, die noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen sind. Wenn bereits jetzt im Archiv selber oder einzelnen Verwaltungszweigen darauf hingewirkt werden kann, nur noch in bestimmten Dateiformaten abzuspeichern (z.B. PDF/A für Word-Dokumente) erleichtert dies auch die spätere Überführung der Daten in ein produktives Langzeitarchiv.
Blick ins Plenum (Foto: Österreichisches Staatsarchiv)
In der abschließenden Sektion der Wiener Fachkonferenz standen mit Webseiten und E-Mail-Konten zwei besonders problembehaftete Kategorien digitaler Unterlagen im Mittelpunkt. Während es für die aus unterschiedlichen Informationsobjekten zusammengesetzten Webseiten bereits erste Lösungsansätze zu deren Archivierung gibt, steht die Diskussion zur Archivierung von E-Mails noch relativ am Anfang. Der Beitrag von Corinna Knobloch (Landesarchiv Baden-Württemberg) diente folglich in erster Linie dazu, um grundsätzliche Fragen zu diesem Themenkomplex zu konkretisieren. Abgesehen von der Entscheidung über die Archivwürdigkeit einzelner E-Mail-Konten, wäre in einem zweiten Schritt erst einmal zu klären, was davon mit welchem Kontext übernommen werden bzw. wie das entsprechende Informationsobjekt im Langzeitarchiv zusammengesetzt sein sollte. Theoretisch würde sich hier die Möglichkeit eröffnen, neben einzelnen E-Mails auch einzelne Ordner oder sogar den kompletten Account als ein Informationsobjekt zu übernehmen. Ein weiteres potenzielles Problem stellen die unterschiedlichen Dateiformate der E-Mail-Anhänge dar, denen hinsichtlich der digitalen Bestandserhaltung Rechnung getragen werden muss.
Ob kommunale Archivierungsverbünde, langzeitarchivfähige Dateiformate oder E-Mail-Archivierung – die Tagung in Wien hat erneut deutlich gemacht, wie sinnvoll der kollegiale Austausch auf theoretischer wie praktischer Ebene ist. Allerdings fehlt es gerade bei kleineren und mittleren Archive oft noch an entsprechenden Praxiserfahrungen, an denen man sich zum Vergleich orientieren könnte. Vielleicht gibt es auf der nächsten Tagung des Arbeitskreises Anfang März 2016 in Potsdam auch neue Erkenntnisse aus kommunalen Archiven oder IT-Abteilungen zu berichten. Das Programm und alle Powerpoint-Präsentationen der diesjährigen Tagung sind für alle Interessierten bereits jetzt der Homepage des Staatsarchivs St. Gallen abrufbar: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/19.html.
Darüber hinaus ist eine zeitnahe Publikation der Tagungsbeiträge fest eingeplant.