Hallo werte Archivinteressierte. Heute möchte ich auf eine grundlegende Aufgabe in unserem Arbeitsalltag eingehen, nämlich das Aufbereiten von Registraturgut. Viele Unterlagen aus der jüngeren Verwaltungsgeschichte bekommen wir von unserem Registraturbildner in Stehordnern überlassen, welche für eine dauerhafte Einlagerung im Magazin überaus ungeeignet sind, da die aufrechte Platzierung des Ordners schwerkraftbedingt nach einiger Zeit zu Verformungen führt, was auch seinen Inhalt schädigen kann. Zudem verbraucht der Stehordner auch in Hinblick auf die enthaltene Schriftgutmenge, mehr Regalplatz als eine gut gefüllte Archivschachtel. Natürlich ist die Archivschachtel auch wesentlich stabiler und liegt sicherer im Regal. (Aufbereitet) Umgebettet wird auch, um chemische Substanzen innerhalb des Archivguts zu minimieren wie z.B. mögliche Weichmacher in Klarsichthüllen, oder Metall (Büroklammern, Heftklammern), welches korrodieren kann.

Also ist eine Umbettung der Archivalien unabdinglich. Beim Umbettverfahren hier im Archivamt entnehmen wir die gelochten Schriftstücke aus ihren Ordnern und übertragen sie in säurefreie, der DIN ISO 9706 entsprechenden Deck- und Rückenkartonagen, die von einer Plastikbindung zusammenhalten werden. Da dieses System sehr simpel und einfach zu handhaben ist, können auch ungelernte Kräfte damit umgehen. Somit ist das Umbetten auch eine sehr gute Tätigkeit mit der man Praktikanten an die Arbeit im Archiv heranführen kann.

Zu dem Umbetten der Unterlagen gehört auch das „Entgräten“. Hierbei wird die Archivalie von allen Papierschädigenden Materialien befreit, wie beispielsweise Metallteilen (Büroklammern, Heftklammern) welche korrodieren können oder aber auch Klebefilmstreifen und Plastikfolien, die dem Papier durch chemisch ablaufende Prozesse im Laufe der Zeit zusetzen. Außerdem kann man parallel auch sehr gut anderes Archivgut aus der Akte entfernen, was vielleicht anderswo besser aufbewahrt werden sollte, z.B. Fotos die bei andere klimatische Lagerungsbedingungen wie Papier benötigen, oder Pläne, die man unter Umständen vielleicht besser in dafür vorgesehenen Schubladen planlegt. Beim Entfernen von Informationsträgern sollte man natürlich unbedingt beachten, dass an der entsprechenden Stelle ein Hinweisblatt zurückbleibt, was über den neuen Aufbewahrungsort der Unterlage Aufschluss gibt. Besonders beachten muss man auch Ausdrucke auf Thermopapier (Faxpapier). Wer sich an die Quittungen aus dem Supermarkt und ihre gefühlte Lesbarkeit von 3 Tagen vor Augen hält, der kann sich schon vorstellen warum diese Unterlagen unbedingt umkopiert werden sollten.

Ein ganz eigenes Kapitel, auf das ich auch nur Oberflächlich eingehe, ist der Umgang mit Datenträger wie z.B. CDs oder Disketten , welche mitunter in Unterlagen der letzten 30 Jahre auftauchen. Gerade Disketten, haben ein kritisches Verfallsdatum, was der magnetischen Speicherung der Daten geschuldet ist. Werden die Daten der Speichermedien nicht rechtzeitig in gängige Formate konvertiert (PDF, JPEG, TIFF) und auf Festplatte gespeichert, (oder bei einfachen Textdateien auch ausgedruckt), so sind diese schlicht und ergreifend irgendwann verloren. Neben der Lebensdauer der Datenträger ist ein weiteres Problem die Verfügbarkeit von passenden Abspielgeräten. Schaut mal bei euch am PC nach, ob Ihr noch ein Diskettenlaufwerk vorfindet. Also meiner hat keines mehr und hinzu kommt, das viele der heute produzierten Computer noch nicht einmal mehr ein DVD-Laufwerk besitzen. Man kann denke ich die Problematik erahnen, mit welcher die Archive in Punkto Datensicherung zu kämpfen haben.

Dahingegen ist die magazintechnische Bearbeitung von Akten aus dem 19. und frühen 20. Jahrhundert, welche vielfach mit der sogenannten preußischen Fadenheftung gebunden sind, geradezu ein Selbstläufer. Lästige Folien gab es damals noch nicht und auch Metallteile finden sich kaum, also muss bei diesen Akten bis auf die Entsäuerung des Papiers und die eventuelle Reinigung der Oberflächen kaum großer Aufwand betrieben werden. Einzig mechanischen Schäden oder Schimmelbefall sollte man natürlich behandeln.

Hat man die Akte nun magazingerecht aufgearbeitet, wandert sie nach entsprechender Verzeichnung in die passende Archivschachtel, welche natürlich auch gewisse Voraussetzungen erfüllen sollte. Die Außenmaße 39cm x 28 cm x 12 cm Länge, Breite, Höhe) sollte er schon haben, um Akten mit preußischer Fadenheftung, sowie Akten in Folio- oder DIN-Formaten, sowie die üblichen Klappmappen aufnehmen zu können. Zudem muss er wie alles archivgerechte Material auch alterungsbeständig nach DIN 9706 sein und eine gewisse Pappenstärke aufweisen, die eine Stapelung von 3 Schachteln übereinander ermöglicht.

Quelle: http://archivamt.hypotheses.org/920