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Der graue Klassiker: Gerhard Schmids “Aktenkunde des Staates” von 1959

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Schmid 1Es gibt einige gute Kompendien zur Aktenkunde, aber nur ein echtes Lehrbuch. In der Hand hatte ich es zum ersten Mal in meinem Ausbildungsarchiv, dem Hauptstaatsarchiv Dresden. Dort, in den Dienstbibliotheken ostdeutscher Archive, findet man es, meist unerfasst von Verbundkatalogen. Denn leider ist Gerhard Schmids “Aktenkunde des Staates” (1959) “graue” Literatur, die bislang auch niemand digitalisiert hat. Weite Verbreitung hat nur der in die “Archivalischen Quellen” aufgenommene Extrakt gefunden (Schmid 1994). Dabei ist es ein ganz hervorragendes Werk. Grund genug, es näher vorzustellen.

Es handelt sich um einen “als Manuskript gedruckten” (hektographierten) “Lehrbrief für das Fachschulfernstudium für Archivare” an der Fachschule für Archivwesen “Franz Mehring” in Potsdam. Die dort im Fern- oder Direktstudium ausgebildeten Staatlich geprüften Archivare waren im Archivwesen der DDR das Äquivalent zum Marburger Diplom-Archivar. Das Fernstudium diente vor allem dazu, Seiteneinsteiger eine Fachausbildung nachholen zu lassen. Es ist klar, dass Lehrmaterial für das Selbststudium didaktisch besonders gut aufbereitet sein muss. Schmid hat diese Aufgabe für die Aktenkunde hervorragend gelöst.

Der darstellende Teil umfasst 336 Seiten in zwei durchlaufend paginierten Teilen: Urkundenlehre und neuzeitliche Aktenkunde des 16. bis 18. Jhs. in Teil 1, 19. und 20. Jh. in Teil 2. Daran schließt sich eine Sammlung von 80 gut ausgewählten Übungsbeispielen an, die jeweils nach Schriftstückart und Überlieferungsform bestimmt und in ihren Formularbestandteilen ausführlich untersucht werden. Das bietet in diesem Umfang und dieser Ausführlichkeit auch Hochedlinger (2009) nicht. Der Wermutstropfen ist nur die manchmal miserable Reproduktionsqualität.

Gerhard Schmid, geboren 1928, verstorben am 1. Januar dieses Jahres, gehörte zur ersten Generation wissenschaftlicher Archivare in der DDR, die in vielen archivarischen Aufgabenfeldern grundlegende (und gesamtdeutsch relevante) Aufbauarbeit geleistet hat. (Sein Wikipedia-Eintrag ist recht dürr.) Als Hilfswissenschaftler wurde er geprägt durch Heinrich Otto Meisner, der die Professur für Archivwissenschaft an der Humboldt-Universität inne hatte. Die “Aktenkunde des Staates” ist im Grunde Meisners aktenkundliches Lehrgebäude aus der Archivarsausbildung (auf dem Stand von Meisner 1952), umgegossen in die Form eines Lehrbuchs und mit Schmids eigener Erfahrung aus seiner Tätigkeit am Deutschen Zentralarchiv in Potsdam unterfüttert.

Charakteristisch ist die praxisnahe Reduktion der drei Zweige der Meisnerschen Aktenkunde auf zwei: Genetik und Systematik, auf die die Analytik aufgeteilt wird, ist doch die Analyse der Formmerkmale v. a. Mittel zum Zweck der Bestimmung von Entstehungsstufe und Schriftstücktyp. Der Stoff wird gerafft, aber ohne wesentliche Auslassungen präsentiert. Als didaktische Instrumente für das Selbststudium dienen Kontrollfragen, Bestimmungsübungen anhand der Beispielsammlungen und “Anleitungen” genannte Gedächtnisstützen für die praktische Archivarbeit.

Schmid 3

Im Vergleich mit Meisners Handbüchern wird sofort deutlich, dass es sich um ein reines Lehrbuch handelt, das sich auf den praktischen Umgang mit den Formen konzentriert, aber das Wie? und Woher? ihrer Entwicklung weitgehend ausblendet. Dafür geht Schmid vom Stoff her weiter als sein Lehrer, der das Werk übrigens als Gutachter abgenommen hat, und bezieht auch die Entwicklungen des 19. und 20. Jahrhunderts in vollem Umfang ein. In der Tradition des Meisters betreibt er Aktenkunde vor allem als Untersuchung von Einzelschriftstücken und trennt sie scharf von der Archivwissenschaft, die sich mit der Zusammensetzung ganzer Registraturen befasst. Und wie Meisner betrachtet er Amtsbücher nicht als eine eigene Archivaliengattung, sondern (ihrem rechtlichen Charakter entsprechend) entweder als Akten oder als Urkunden.

Die Grundlage der Klassifizierung von Schriftstücken bleibt auch bei Schmid das Rangverhältnis zwischen Absender und Empfänger. Bemerkenswert ist aber, dass daraus für den modernen Verfassungsstaat sachgerecht kein Unterordnungsverhältnis für den Schriftverkehr zwischen Bürger und Staat abgeleitet wird (S. 251) – ein Thema, das im aktenkundlichen Unterricht an der Archivschule Marburg bis in die jüngste Zeit für Gesprächsstoff gesorgt hat, was doch erstaunlich ist.

Schmid ist nach 1959 nur noch vereinzelt auf die Aktenkunde als Thema zurückgekommen. Das ist bedauerlich, lassen diese sporadischen Äußerungen doch eine Emanzipation von Meisner erkennen, die zu sehr produktiven Ergebnissen hätte führen können.

In seiner Rezension (1970) zur Meisners dritter Neubearbeitung seines Handbuchs (1969) werden die Grenzen der Rechtserheblichkeit und der grammatisch orientierten Formularanalyse als grundlegenden Ansätzen deutlich benannt. In seiner 1977 gehaltenen, aber erst 30 Jahre später veröffentlichten Probevorlesung an der Humboldt-Universität setzte sich Schmid dann auch überzeugend mit der Marburger Schule um Papritz und Dülfer auseinander und stellt eine überzeugende Brücke von der spätmittelalterlichen Amtsbuchregistratur zum frühneuzeitlichen Aktenwesen her. Der Parforceritt in den “Archivalischen Quellen” (1994) spiegelt dann noch einmal Schmids besondere Stärke, die Produktion amtlicher Schriftstücke sorgfältig auf die zeitgenössischen Verwaltungsstrukturen und -techniken zurückzuführen. Auch wird das Aktenwesen der Wirtschaft einbezogen.

Literatur:
Beck, Friedrich 2013. Gerhard Schmid. Archivar 66, S. 258-259 (online)
Hochedlinger, Michael 2009. Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. Wien.
Meisner, Heinrich 1952. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. 2. Aufl. Leipzig.
Ders. 1969. Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Leipzig.
Ders. 1970. [Rezension zu Meisner 1969]. Archivmitteilungen 20, S. 159-160. Auch in Schmid 2008, S. 67-72.
Ders. 1977. Grundlinien der Entwicklung des Registraturwesens bis zum 18. Jahrhundert. In: Ders. 2008. Archivar von Profession. Wortmeldungen aus fünfzig Berufsjahren. Hg. von Friedrich Beck. Berlin 2008, S. 73-92.
Ders. 1994. Akten. In: Friedrich Beck und Eckart Henning, Hg. 1994. Die Archivalischen Quellen. Eine Einführung in ihre Benutzung. Weimar, S. 51-85

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/114

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artikels, fundstück, Journalismus, schriftgut der diplomatie, schriftstücktypen, une

“Was auch immer das heißt”: Diplomatische Aktenkunde in der Bundespressekonferenz

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Wer sich als Neuling in die Aktenkunde einarbeitet, wird die meiste Energie wohl in das Teilgebiet der Systematischen Aktenkunde investieren müssen. Hier geht es darum, anhand gemeinsamer formaler Merkmale Gruppen von Aktenschriftstücken zu identifizieren, in die ein konkret vorliegendes Stück eingeordnet werden kann. “Die begriffliche Kennzeichnung des Schriftstücks soll dabei dem schnelleren Erkennen wichtiger Kontextinformationen dienen” (Beck 2000: 69). Die Systematische Aktenkunde ist also ein wichtiges Werkzeug der Quellenkritik. Zugegebenermaßen verführt die barocke Pracht von Begriffsbildungen à la “Behördendorsualdekret” dazu, dieses Teilgebiet als Selbstzweck zu betreiben und die Anwendung der Aktenkunde darauf zu verengen (vgl. ebd.: 77). Bei aller Skepsis gegenüber babylonischem Systembau ist jedoch die Notwendigkeit nicht zu bestreiten, den Dingen einen Namen zu geben, die uns in den Akten erwarten – und keineswegs nur im Archiv!

In der Regierungspressekonferenz vom 8. Juli dieses Jahres ging es auch um “angebliche Umtriebe der NSA in Deutschland”, um das Zusatzabkommen zum NATO-Truppenstatut und um die Verwaltungsvereinbarungen zum G10-Gesetz; tagespolitisch interessierte Leser werden diese Debatte verfolgt haben. Und in diesem Zusammenhang fragten Journalisten nach Verbalnoten, die zwischen der Bundesrepublik und den Westalliierten gewechselt worden seien:

Zusatzfrage: Es gab 1968 aber nicht nur eine Verwaltungsvereinbarung, sondern auch eine „verbal note“, was auch immer das heißt. Das ist angeblich die Grundlage für die Spionage von „Echelon“ in 2004 gewesen. Ist diese „verbal note“ genauso zur Akte gelegt …?

Beyer-Pollok [Sprecher des Bundesinnenministeriums]: … Mit dem Begriff „verbal note“ kann ich jetzt nichts anfangen. Das kommt so ein bisschen aus der Diplomatensprache. Aber hier meinen Sie möglicherweise etwas anderes, was mit dem Verwaltungsabkommen zu tun hat. Dazu habe ich ja eben schon etwas ausgeführt.

“So ein bisschen aus der Diplomatensprache”. Der ebenfalls anwesende Sprecher der Auswärtigen Amts verschaffte Klärung:

Schäfer: … Eine Verbalnote oder ein Verbalnotentausch ist die offizielle, förmliche Kommunikation zwischen Staaten. Das sind Schreiben beziehungsweise Briefe, die zwischen Staaten in einer bestimmten Form ausgetauscht werden und einen bestimmten politischen, manchmal auch juristischen Inhalt haben.

Diese Erklärung war auf die Situation bezogen und hat das journalistische Publikum nicht mit Details belastet. Wenn wir es genauer wissen wollen, sehen wir uns zunächst eine diplomatisch-praktische Definition aus einer offiziösen Veröffentlichung an:

“Die Verbalnote ist ein unpersönliches, an eine fremde Mission gerichtetes Schreiben mit Geschäftszeichen, der Überschrift ‘Verbalnote’, einer international festgelegten Höflichkeitsformel und Schlussformel. Sie trägt einen Siegelabdruck und wird nicht unterschrieben.” (Beuth 2005: 127)

Bauen wir diese Definition nun hilfswissenschaftlich aus: Verbalnoten werden zwischen einer diplomatischen Vertretung und dem Außenministerium des Gastlandes ausgetauscht. Souveräne Staaten befinden sich protokollarisch immer auf Augenhöhe: Ein Rangunterschied – das primäre Klassifikationsmerkmal nach der klassischen Lehre Meisners – besteht somit nicht. Möchte man eher nach dem Schreibzweck klassifizieren, so führt die Erkenntnis, dass es sich um eine Mitteilung handelt, und somit weder um eine Weisung noch um einen Bericht, zu keinem anderen Ergebnis.

Diese Mitteilungsschreiben Ranggleicher sind nun unpersönlich stilisiert, also nicht im Briefstil, den die Selbstbezeichnung des Verfassers mit “ich” kennzeichnet. Typischerweise beginnen sie etwa so: “Das Auswärtige Amt beehrt sich, der Botschaft von X mitzuteilen, dass …” Für eine Anrede ist in diesem Formular kein Raum, sie wird durch die mittig angebrachte Überschrift “Verbalnote” ersetzt. Gleichfalls logisch ist der Wegfall der Unterschrift, an deren Stelle das Behördensiegel tritt.

Charakteristisch ist die erwähnte Höflichkeitsformel, auch “Courtoisie” genannt, die in der Tat international auf monotone Art standardisiert ist: “Die Botschaft von X benutzt diesen Anlass, das Auswärtige Amt erneut ihrer ausgezeichnetsten Hochachtung zu versichen”. Die möglichen Variationen sind minimal. Das ist natürlich kein Deutsch. Diese Formeln stammen direkt aus dem jahrhundertelang stilprägenden französischen Kanzleizeremoniell (und sind dort ja auch heute noch im geschäftlichen wie privaten Bereich üblich).

Verbalnoten sind das Massenschriftgut der Diplomatie und an sich für Alltagsgeschäfte eher technischer Natur vorgesehen. Gerade die Diplomatie hat aber Bedarf für einen flexiblen Formengebrauch, um Subtexte zu formulieren und Botschaften zu nuancieren. Dazu kann schon eine kleine Veränderung in der Courtoisie dienen, oder die absichtsvolle Benutzung einer Verbalnote für eine politische Angelegenheit, die eigentlich eher ein persönliches Schreiben des Botschafters an den Außenminister erfordern würde. Ein wunderbar flexibles Instrument also, das zu kennen auch für außenpolitische Berichterstatter wichtig ist.

Damit ist, wohlgemerkt, nur der Ist-Zustand beschrieben. Die Genese dieser Stilform ist kompliziert, weil bis in das 20. Jahrhundert neben der völlig unpersönlichen, fingiert von der Behörde als solcher verfassten Verbalnote auch die “Note” begegnet, die ebenfalls in der dritten Person stilisiert ist, in der aber eine natürliche Person als Verfasser auftritt, die sich mit “Der Unterzeichnete” einführt. Solche Noten haben eine Anrede und eine Unterschrift (Meyer 1920: 51 f.; Meisner 1935: 53 f.). Die Wikipedia irrt mit ihrer Weiterleitung von “Verbalnote” nach “Diplomatische Note”!

Dies weiter zu diskutieren, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Zu diesem Problemkreis werde ich übrigens am 4. November im Archiv der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem referieren.

Literatur:

Beuth, Heinrich W. (2005): Regiert wird schriftlich: Bericht, Weisung und Vorlage, in: Auswärtiges Amt. Diplomatie als Beruf, hrsg. von Enrico Brandt/Christian F. Buck, 4. Aufl., Wiesbaden, S. 119–128.

Beck, Lorenz Friedrich (2000): Leistung und Methoden der Aktenkunde bei der Interpretation formalisierter Merkmale von historischen Verwaltungsschriftgut, in: Der Zugang zu Verwaltungsinformationen: Transparenz als archivische Dienstleistung, hrsg. von Nils Brübach, Marburg (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Bd. 33), S. 67–79.

Meisner, Heinrich Otto (1935): Aktenkunde. Ein Handbuch für Archivbenutzer mit besonderer Berücksichtigung Brandenburg-Preußens, Berlin.

Meyer, Hermann (1920): Das politische Schriftwesen im deutschen Auswärtigen Dienst: Ein Leitfaden zum Verständnis diplomatischer Dokumente, Tübingen.

 

 

 

 

 

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/97

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“Was auch immer das heißt”: Diplomatische Aktenkunde in der Bundespressekonferenz

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Wer sich als Neuling in die Aktenkunde einarbeitet, wird die meiste Energie wohl in das Teilgebiet der Systematischen Aktenkunde investieren müssen. Hier geht es darum, anhand gemeinsamer formaler Merkmale Gruppen von Aktenschriftstücken zu identifizieren, in die ein konkret vorliegendes Stück eingeordnet werden kann. “Die begriffliche Kennzeichnung des Schriftstücks soll dabei dem schnelleren Erkennen wichtiger Kontextinformationen dienen” (Beck 2000: 69). Die Systematische Aktenkunde ist also ein wichtiges Werkzeug der Quellenkritik. Zugegebenermaßen verführt die barocke Pracht von Begriffsbildungen à la “Behördendorsualdekret” dazu, dieses Teilgebiet als Selbstzweck zu betreiben und die Anwendung der Aktenkunde darauf zu verengen (vgl. ebd.: 77). Bei aller Skepsis gegenüber babylonischem Systembau ist jedoch die Notwendigkeit nicht zu bestreiten, den Dingen einen Namen zu geben, die uns in den Akten erwarten – und keineswegs nur im Archiv!

In der Regierungspressekonferenz vom 8. Juli dieses Jahres ging es auch um “angebliche Umtriebe der NSA in Deutschland”, um das Zusatzabkommen zum NATO-Truppenstatut und um die Verwaltungsvereinbarungen zum G10-Gesetz; tagespolitisch interessierte Leser werden diese Debatte verfolgt haben. Und in diesem Zusammenhang fragten Journalisten nach Verbalnoten, die zwischen der Bundesrepublik und den Westalliierten gewechselt worden seien:

Zusatzfrage: Es gab 1968 aber nicht nur eine Verwaltungsvereinbarung, sondern auch eine „verbal note“, was auch immer das heißt. Das ist angeblich die Grundlage für die Spionage von „Echelon“ in 2004 gewesen. Ist diese „verbal note“ genauso zur Akte gelegt …?

Beyer-Pollok [Sprecher des Bundesinnenministeriums]: … Mit dem Begriff „verbal note“ kann ich jetzt nichts anfangen. Das kommt so ein bisschen aus der Diplomatensprache. Aber hier meinen Sie möglicherweise etwas anderes, was mit dem Verwaltungsabkommen zu tun hat. Dazu habe ich ja eben schon etwas ausgeführt.

“So ein bisschen aus der Diplomatensprache”. Der ebenfalls anwesende Sprecher der Auswärtigen Amts verschaffte Klärung:

Schäfer: … Eine Verbalnote oder ein Verbalnotentausch ist die offizielle, förmliche Kommunikation zwischen Staaten. Das sind Schreiben beziehungsweise Briefe, die zwischen Staaten in einer bestimmten Form ausgetauscht werden und einen bestimmten politischen, manchmal auch juristischen Inhalt haben.

Diese Erklärung war auf die Situation bezogen und hat das journalistische Publikum nicht mit Details belastet. Wenn wir es genauer wissen wollen, sehen wir uns zunächst eine diplomatisch-praktische Definition aus einer offiziösen Veröffentlichung an:

“Die Verbalnote ist ein unpersönliches, an eine fremde Mission gerichtetes Schreiben mit Geschäftszeichen, der Überschrift ‘Verbalnote’, einer international festgelegten Höflichkeitsformel und Schlussformel. Sie trägt einen Siegelabdruck und wird nicht unterschrieben.” (Beuth 2005: 127)

Bauen wir diese Definition nun hilfswissenschaftlich aus: Verbalnoten werden zwischen einer diplomatischen Vertretung und dem Außenministerium des Gastlandes ausgetauscht. Souveräne Staaten befinden sich protokollarisch immer auf Augenhöhe: Ein Rangunterschied – das primäre Klassifikationsmerkmal nach der klassischen Lehre Meisners – besteht somit nicht. Möchte man eher nach dem Schreibzweck klassifizieren, so führt die Erkenntnis, dass es sich um eine Mitteilung handelt, und somit weder um eine Weisung noch um einen Bericht, zu keinem anderen Ergebnis.

Diese Mitteilungsschreiben Ranggleicher sind nun unpersönlich stilisiert, also nicht im Briefstil, den die Selbstbezeichnung des Verfassers mit “ich” kennzeichnet. Typischerweise beginnen sie etwa so: “Das Auswärtige Amt beehrt sich, der Botschaft von X mitzuteilen, dass …” Für eine Anrede ist in diesem Formular kein Raum, sie wird durch die mittig angebrachte Überschrift “Verbalnote” ersetzt. Gleichfalls logisch ist der Wegfall der Unterschrift, an deren Stelle das Behördensiegel tritt.

Charakteristisch ist die erwähnte Höflichkeitsformel, auch “Courtoisie” genannt, die in der Tat international auf monotone Art standardisiert ist: “Die Botschaft von X benutzt diesen Anlass, das Auswärtige Amt erneut ihrer ausgezeichnetsten Hochachtung zu versichen”. Die möglichen Variationen sind minimal. Das ist natürlich kein Deutsch. Diese Formeln stammen direkt aus dem jahrhundertelang stilprägenden französischen Kanzleizeremoniell (und sind dort ja auch heute noch im geschäftlichen wie privaten Bereich üblich).

Verbalnoten sind das Massenschriftgut der Diplomatie und an sich für Alltagsgeschäfte eher technischer Natur vorgesehen. Gerade die Diplomatie hat aber Bedarf für einen flexiblen Formengebrauch, um Subtexte zu formulieren und Botschaften zu nuancieren. Dazu kann schon eine kleine Veränderung in der Courtoisie dienen, oder die absichtsvolle Benutzung einer Verbalnote für eine politische Angelegenheit, die eigentlich eher ein persönliches Schreiben des Botschafters an den Außenminister erfordern würde. Ein wunderbar flexibles Instrument also, das zu kennen auch für außenpolitische Berichterstatter wichtig ist.

Damit ist, wohlgemerkt, nur der Ist-Zustand beschrieben. Die Genese dieser Stilform ist kompliziert, weil bis in das 20. Jahrhundert neben der völlig unpersönlichen, fingiert von der Behörde als solcher verfassten Verbalnote auch die “Note” begegnet, die ebenfalls in der dritten Person stilisiert ist, in der aber eine natürliche Person als Verfasser auftritt, die sich mit “Der Unterzeichnete” einführt. Solche Noten haben eine Anrede und eine Unterschrift (Meyer 1920: 51 f.; Meisner 1935: 53 f.). Die Wikipedia irrt mit ihrer Weiterleitung von “Verbalnote” nach “Diplomatische Note”!

Dies weiter zu diskutieren, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Zu diesem Problemkreis werde ich übrigens am 4. November im Archiv der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem referieren.

Literatur:

Beuth, Heinrich W. (2005): Regiert wird schriftlich: Bericht, Weisung und Vorlage, in: Auswärtiges Amt. Diplomatie als Beruf, hrsg. von Enrico Brandt/Christian F. Buck, 4. Aufl., Wiesbaden, S. 119–128.

Beck, Lorenz Friedrich (2000): Leistung und Methoden der Aktenkunde bei der Interpretation formalisierter Merkmale von historischen Verwaltungsschriftgut, in: Der Zugang zu Verwaltungsinformationen: Transparenz als archivische Dienstleistung, hrsg. von Nils Brübach, Marburg (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Bd. 33), S. 67–79.

Meisner, Heinrich Otto (1935): Aktenkunde. Ein Handbuch für Archivbenutzer mit besonderer Berücksichtigung Brandenburg-Preußens, Berlin.

Meyer, Hermann (1920): Das politische Schriftwesen im deutschen Auswärtigen Dienst: Ein Leitfaden zum Verständnis diplomatischer Dokumente, Tübingen.

 

 

 

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/97

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“Was auch immer das heißt”: Diplomatische Aktenkunde in der Bundespressekonferenz

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Wer sich als Neuling in die Aktenkunde einarbeitet, wird die meiste Energie wohl in das Teilgebiet der Systematischen Aktenkunde investieren müssen. Hier geht es darum, anhand gemeinsamer formaler Merkmale Gruppen von Aktenschriftstücken zu identifizieren, in die ein konkret vorliegendes Stück eingeordnet werden kann. “Die begriffliche Kennzeichnung des Schriftstücks soll dabei dem schnelleren Erkennen wichtiger Kontextinformationen dienen” (Beck 2000: 69). Die Systematische Aktenkunde ist also ein wichtiges Werkzeug der Quellenkritik. Zugegebenermaßen verführt die barocke Pracht von Begriffsbildungen à la “Behördendorsualdekret” dazu, dieses Teilgebiet als Selbstzweck zu betreiben und die Anwendung der Aktenkunde darauf zu verengen (vgl. ebd.: 77). Bei aller Skepsis gegenüber babylonischem Systembau ist jedoch die Notwendigkeit nicht zu bestreiten, den Dingen einen Namen zu geben, die uns in den Akten erwarten – und keineswegs nur im Archiv!

In der Regierungspressekonferenz vom 8. Juli dieses Jahres ging es auch um “angebliche Umtriebe der NSA in Deutschland”, um das Zusatzabkommen zum NATO-Truppenstatut und um die Verwaltungsvereinbarungen zum G10-Gesetz; tagespolitisch interessierte Leser werden diese Debatte verfolgt haben. Und in diesem Zusammenhang fragten Journalisten nach Verbalnoten, die zwischen der Bundesrepublik und den Westalliierten gewechselt worden seien:

Zusatzfrage: Es gab 1968 aber nicht nur eine Verwaltungsvereinbarung, sondern auch eine „verbal note“, was auch immer das heißt. Das ist angeblich die Grundlage für die Spionage von „Echelon“ in 2004 gewesen. Ist diese „verbal note“ genauso zur Akte gelegt …?

Beyer-Pollok [Sprecher des Bundesinnenministeriums]: … Mit dem Begriff „verbal note“ kann ich jetzt nichts anfangen. Das kommt so ein bisschen aus der Diplomatensprache. Aber hier meinen Sie möglicherweise etwas anderes, was mit dem Verwaltungsabkommen zu tun hat. Dazu habe ich ja eben schon etwas ausgeführt.

“So ein bisschen aus der Diplomatensprache”. Der ebenfalls anwesende Sprecher der Auswärtigen Amts verschaffte Klärung:

Schäfer: … Eine Verbalnote oder ein Verbalnotentausch ist die offizielle, förmliche Kommunikation zwischen Staaten. Das sind Schreiben beziehungsweise Briefe, die zwischen Staaten in einer bestimmten Form ausgetauscht werden und einen bestimmten politischen, manchmal auch juristischen Inhalt haben.

Diese Erklärung war auf die Situation bezogen und hat das journalistische Publikum nicht mit Details belastet. Wenn wir es genauer wissen wollen, sehen wir uns zunächst eine diplomatisch-praktische Definition aus einer offiziösen Veröffentlichung an:

“Die Verbalnote ist ein unpersönliches, an eine fremde Mission gerichtetes Schreiben mit Geschäftszeichen, der Überschrift ‘Verbalnote’, einer international festgelegten Höflichkeitsformel und Schlussformel. Sie trägt einen Siegelabdruck und wird nicht unterschrieben.” (Beuth 2005: 127)

Bauen wir diese Definition nun hilfswissenschaftlich aus: Verbalnoten werden zwischen einer diplomatischen Vertretung und dem Außenministerium des Gastlandes ausgetauscht. Souveräne Staaten befinden sich protokollarisch immer auf Augenhöhe: Ein Rangunterschied – das primäre Klassifikationsmerkmal nach der klassischen Lehre Meisners – besteht somit nicht. Möchte man eher nach dem Schreibzweck klassifizieren, so führt die Erkenntnis, dass es sich um eine Mitteilung handelt, und somit weder um eine Weisung noch um einen Bericht, zu keinem anderen Ergebnis.

Diese Mitteilungsschreiben Ranggleicher sind nun unpersönlich stilisiert, also nicht im Briefstil, den die Selbstbezeichnung des Verfassers mit “ich” kennzeichnet. Typischerweise beginnen sie etwa so: “Das Auswärtige Amt beehrt sich, der Botschaft von X mitzuteilen, dass …” Für eine Anrede ist in diesem Formular kein Raum, sie wird durch die mittig angebrachte Überschrift “Verbalnote” ersetzt. Gleichfalls logisch ist der Wegfall der Unterschrift, an deren Stelle das Behördensiegel tritt.

Charakteristisch ist die erwähnte Höflichkeitsformel, auch “Courtoisie” genannt, die in der Tat international auf monotone Art standardisiert ist: “Die Botschaft von X benutzt diesen Anlass, das Auswärtige Amt erneut ihrer ausgezeichnetsten Hochachtung zu versichen”. Die möglichen Variationen sind minimal. Das ist natürlich kein Deutsch. Diese Formeln stammen direkt aus dem jahrhundertelang stilprägenden französischen Kanzleizeremoniell (und sind dort ja auch heute noch im geschäftlichen wie privaten Bereich üblich).

Verbalnoten sind das Massenschriftgut der Diplomatie und an sich für Alltagsgeschäfte eher technischer Natur vorgesehen. Gerade die Diplomatie hat aber Bedarf für einen flexiblen Formengebrauch, um Subtexte zu formulieren und Botschaften zu nuancieren. Dazu kann schon eine kleine Veränderung in der Courtoisie dienen, oder die absichtsvolle Benutzung einer Verbalnote für eine politische Angelegenheit, die eigentlich eher ein persönliches Schreiben des Botschafters an den Außenminister erfordern würde. Ein wunderbar flexibles Instrument also, das zu kennen auch für außenpolitische Berichterstatter wichtig ist.

Damit ist, wohlgemerkt, nur der Ist-Zustand beschrieben. Die Genese dieser Stilform ist kompliziert, weil bis in das 20. Jahrhundert neben der völlig unpersönlichen, fingiert von der Behörde als solcher verfassten Verbalnote auch die “Note” begegnet, die ebenfalls in der dritten Person stilisiert ist, in der aber eine natürliche Person als Verfasser auftritt, die sich mit “Der Unterzeichnete” einführt. Solche Noten haben eine Anrede und eine Unterschrift (Meyer 1920: 51 f.; Meisner 1935: 53 f.). Die Wikipedia irrt mit ihrer Weiterleitung von “Verbalnote” nach “Diplomatische Note”!

Dies weiter zu diskutieren, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Zu diesem Problemkreis werde ich übrigens am 4. November im Archiv der Max-Planck-Gesellschaft in Berlin-Dahlem referieren.

Literatur:

Beuth, Heinrich W. (2005): Regiert wird schriftlich: Bericht, Weisung und Vorlage, in: Auswärtiges Amt. Diplomatie als Beruf, hrsg. von Enrico Brandt/Christian F. Buck, 4. Aufl., Wiesbaden, S. 119–128.

Beck, Lorenz Friedrich (2000): Leistung und Methoden der Aktenkunde bei der Interpretation formalisierter Merkmale von historischen Verwaltungsschriftgut, in: Der Zugang zu Verwaltungsinformationen: Transparenz als archivische Dienstleistung, hrsg. von Nils Brübach, Marburg (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Bd. 33), S. 67–79.

Meisner, Heinrich Otto (1935): Aktenkunde. Ein Handbuch für Archivbenutzer mit besonderer Berücksichtigung Brandenburg-Preußens, Berlin.

Meyer, Hermann (1920): Das politische Schriftwesen im deutschen Auswärtigen Dienst: Ein Leitfaden zum Verständnis diplomatischer Dokumente, Tübingen.

 

 

 

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/97

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aktenkunde der gegenwart, artikels, schriftstücktypen

Vorlagen als Kategorie der Systematischen Aktenkunde

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Im neuesten Heft der Vierteljahrshefte für Zeitgeschichte hat Stephan Lehnstaedt einen lesenswerten Artikel zu den 2002 beschlossenen Ghettorenten veröffentlicht. Seine Hauptquellen sind Unterlagen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus dem vergangenen Jahrzehnt, die er auf der Grundlage des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes einsehen konnte. Der Umgang mit diesen Quellen in den Fußnoten ist handwerklich sauber, weist aber auf eine Fehlstelle in der zeithistorischen Aktenkunde hin: Die Klassierung des behördeninternen Schriftverkehrs.

Worum geht es dabei? Adressierte Schreiben zwischen Korrespondenten, die nicht derselben Organisation angehören, werden üblicherweise in der Form “X an Y, Datum” im Anschluss an die Archivsignatur zitiert; so auch hier. Daneben greift Lehnstaedt aber häufig auf Schriftstücke zurück, die ihm formal als deutlich anderer Typ auffielen und die er (offensichtlich behelfsweise) als Interne Schreiben anspricht, z. B. “Internes Schreiben des BMAS an den Minister, 9.4.2009″ (Anm. 93, willkürlich herausgegriffen). Das lässt schon in verwaltungskundlicher Sicht stutzen: Eine Behörde schreibt an ihren Chef?

Ein Ministerialbeamter hat sofort ein klares Bild von diesem Schriftstücktyp vor Augen, den er als “Vorlage” kennt. Vorlagen sind die Hauptinstrumente der formalisierten Kommunikation zwischen der Arbeits- und der Leitungsebene eines Ministeriums. Sie dienen der Entscheidung oder der Unterrichtung, was in der Regel deutlich vermerkt wird, und sind in ersterem Fall mit einem Votum verbunden (vgl. aus Sicht des Praktikers Beuth 2005: 123).

Sie tragen eine Geschäftsgangsverfügung, die alle zu durchlaufenden Hierarchiestufen bis zum Staatssekretär oder gar Minister aufführt. Jeder dieser Beamten hat die Möglichkeiten, mit dem ihm zugewiesenen Farbstift zu kommentieren, zu streichen oder zu ergänzen – und das sowohl auf dem Weg nach “oben”, zur Beeinflussung der anstehenden Entscheidung, als auch auf dem Rückweg nach “unten”, zur Interpretation und Ausgestaltung der getroffenen Entscheidung. Der knappe Platz bedingt dabei verknappte Äußerungen, die in einem hoch formalisierten Verfahren entstehen und verarbeitet werden. Die Vorlage ist ein recht komplexes Instrument.

Heutige Vorlagen kommen den im Briefstil gehaltenen Behördenschreiben in der Tat recht nahe, seit nämlich die Geschäftsgangsverfügung vom Ende des Kontexts in den Kopf des Schriftstücks gerückt ist, also an die Stelle einer Adresse. Im Auswärtigen Amt geschah dieser Wandel um 1970. Dadurch wird der formengeschichtliche Ursprung der Vorlage verdeckt: der Aktenvermerk. In älteren Vorlagen wird dies deutlicher, schon allein durch die Selbstbezeichnung als “Aufzeichnung”. Hier ein Beispiel der 1950er-Jahre aus dem Auswärtigen Amt (PA AA, B 51-400-405, Bd. 52):

Vorlage 1955

Es handelt sich um eine Vorlage des stellvertretenden Leiters der Wirtschaftsabteilung, Junker, an Bundesaußenminister v. Brentano, auf dem Weg nach “oben” mit Rotstift abgezeichnet (und damit gebilligt) von Staatssekretär Hallstein. Das Votum (Billigung des beigefügten Antwortentwurfs) ist nicht explizit formuliert. Brentanos Billigung wird von der grünen Verfügung “Abschrift an Bu[ndes]wi[rtschafts]mi[nisterium] ebenfalls nur impliziert.

Der Aktenvermerk wird generell zu den immobilen Aufzeichnungen gezählt, die nicht zum Versand an einen Empfänger gedacht sind, sondern zum Festhalten von Wissen zum späteren Gebrauch der aktenführenden Stelle (vgl. Papritz 1959: 340). Nun war es schon in der 19. Jahrhundert üblich, solche Aufzeichnungen mit einem Votum zu versehen und höheren Orts zu vorzulegen. Sie deshalb aber mit Meisner (1969: 198) “besser zu den Berichten (Verkehrsschriftstücken)” zu rechnen, berücksichtigt zum einen nicht genügend die formalen Eigentümlichkeiten des Aktenvermerks, insbesondere die Ersetzung der Adresse durch einen Geschäftsgangsvermerk, der mitunter sogar in den Kontext integriert ist. Zum anderen verwischt die Einordnung in das bekannte Schema von Erlass und Bericht die Urschriftlichkeit als Grundcharakteristikum der Behördenarbeit mit Vorlagen: Auf eine Vorlage folgt eben kein Erlass im Sinne eines separaten oder auch nur aufgesetzten, jedenfalls eigenständigen Schreiben, sondern verschiedene Stellen arbeiten (unter Wahrung der Hierarchie: kollaborativ) an demselben Dokument.

Für die Quellenkritik hat das natürlich weit reichende Konsequenzen. Die präzise Benennung in der Zitation weist nach, dass der Autor den Typ seiner Quelle richtig erkannt hat. Nur kann man für den Bereich der Zeitgeschichte Historikern keinen Vorwurf machen, wenn die Aktenkunde selbst die Besonderheiten des Aktenwesen des 20. und 21. Jahrhunderts bislang nicht wirklich durchdrungen hat.

Literatur:
Beuth, Heinrich W. (2005), Regiert wird schriftlich: Bericht, Weisung und Vorlage, in: Auswärtiges Amt. Diplomatie als Beruf, hrsg. von Enrico Brandt/Christian F. Buck, 4. Aufl., Wiesbaden, S. 119–128.
Meisner, Heinrich Otto (1969), Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Leipzig.
Papritz, Johannes (1959), Die Motive der Entstehung archivischen Schriftgutes, in: Mélanges offerts par ses confrères étrangers à Charles Braibant, Brüssel, S. 337–448.

 

 

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/89

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Aktenkunde bei der Tagesschau

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Die Tagesschau berichtet heute über Vorwürfe gegen den Bundesminister der Verteidigung, früher als angegeben über erhebliche Probleme bei der Drohne “Euro Hawk” informiert gewesen zu sein. Schon länger ist bekannt, dass dem Minister im Dezember 2012 Gesprächsunterlagen vorgelegen haben, die u. a. das Zulassungsproblem thematisierten und eine Serienbeschaffung in Frage stellten.

Die “Berliner Zeitung” hat jetzt nach eigenen Angaben eine Version dieser Unterlagen erhalten, in der an den entscheidenden Stellen Markierungen mit Grünstift zu sehen sind – in der deutschen Verwaltungspraxis bekanntlich der untrügliche Hinweis auf den Behördenleiter, hier also den Minister, als Urheber. Die “Berliner Zeitung” spricht plastisch, wenn auch nicht ganz korrekt von der “Ministerfarbe”.

Für sich genommen ist dies bereits ein schönes Beispiel für den quellenkritischen Wert von Bearbeitungsspuren auf Aktenschriftstücken und für die unverzichtbare Anforderung an die Arbeit mit moderen Akten, unter den oft zahlreichen Doppeln das für den Geschäftsgang bestimmte Arbeitsexemplar zu ermitteln.

Die Tagesschau will es ihrem Publikum noch genauer bieten, aber sie verschlimmbessert. Da sei der “Berliner Zeitung” das “Original” der Gesprächsunterlagen durchgesteckt worden. Das ließe allerdings Schlimmstes für den materiellen Geheimschutz im Verteidigungsministerium befürchten. Gemeint ist wohl ein Farbscan vom Original.

Als Infokasten findet sich dann folgende Information:

Regeln für Aktenvermerke

Will ein Minister auf einer Akte oder einem Vermerk etwas markieren oder einen Gedanken festhalten, darf er nicht zu einem beliebigen Kugelschreiber greifen. Damit nachvollzogen werden kann, wer welche Anmerkungen hinterlassen hat, ist die Farbe der Stifte genau geregelt. Die “Anlage 2 zu Paragraph 13 Absatz 2″ der “Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien GGO” legt fest: Der Grünstift ist dem Minister vorbehalten. Streng hierarchisch ist außerdem vorgeschrieben: Parlamentarische Staatssekretäre zeichnen violett, beamtete Staatssekretäre rot, die Abteilungsleitung blau und die Unterabteilungsleitung braun.

Die GGO (S. 59) ist damit richtig zitiert, dabei übersieht die Redaktion aber, dass das “Farbspiel” hier nur für den Geschäftsgangsvermerk zur Festlegung der Bearbeitung von Eingängen festgelegt wird. Die generelle Zuweisung der Farbe Grün ergibt sich aus dem Verwaltungegebrauch und möglicherweise internen Vorschriften des jeweiligen Ministeriums.

Außerdem: Offenbar verwechselt die Redaktion den hier geregelten Geschäftsgangsvermerk, also eine dem Schriftstück aufgesetzte Verfügung und damit ein Element aus der Analytischen Aktenkunde, mit dem Aktenvermerk als Schriftstücktyp aus der Systematischen Aktenkunde. Da die hilfswissenschaftliche Terminologie durch die Mehrfachverwendung des Grundworts “Vermerk” aber selbst nicht konsequent ist, ist das eine lässliche Sünde.

Schließlich noch der Klassiker: Zwischen Aktenvermerken als Schriftstücken und Akten (von der Tagesschau natürlich im Singular gebraucht) als deren Zusammenfassung wird nicht unterschieden; aber diesen Lapsus findet der abgekläre Archivar und Hilfswissenschaftler auch in in der hohen Wissenschaft…

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/75

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Eilt wirklich sehr!

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Vermerke und Verfügungen auf Aktenschriftstücken richtig einzuordnen, ist ein großer Teil des aktenanalytischen Geschäfts. Deshalb nimmt die Merkmalskunde (so die treffende Bezeichnung bei Neuß 1954: 187) oder Analytische Aktenkunde zu Recht breiten Raum in den Handbücher ein.

Wie die vorliegende Literatur insgesamt, ist auch die Merkmalskunde im Besonderen noch stark auf die Zeit vor 1918 konzentriert. So wie sich das Aktenwesen im 20. Jahrhundert lawinenartig ausbreitete, differenzierten sich auch die inneren Merkmale weiter aus, wechselten ihr Erscheinungsbild und zum Teil auch ihre Funktion. In loser Folge und ohne systematisierenden Anspruch möchte ich einige Vermerke und Verfügungen vor allem in ihren zeitgeschichtlichen Ausprägungen behandeln.

Der Hauptrohstoff jeder Bürokratie ist die Zeit, die auf die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge verteilt werden kann. Jeder bürokratische Institution benötigt ein Steuerungsmittel, um besondere Vorgänge mit Priorität bearbeiten zu können: die Beschleunigungsverfügung. Ihre klassische Form ist das lateinische cito! oder citissime!, gern auch kombiniert als cito! citissime! Bis vor kurzer Zeit war im deutschen Auswärtigen Dienst auch noch citissime nachts in Gebrauch: Traf der so bezeichnete Erlass außerhalb der Dienstzeiten in der Botschaft sein, so war der Botschafter notfalls aus dem Bett zu holen. Cito begegnet mitunter auch als grafisches Symbol, bei dem die übrigen Buchstaben in das C eingeschrieben sind. Verdeutscht wurde daraus Eilt! oder Eilt sehr!

Meisner (1935: 150; 1952: 77; 1969: 275) und Kloosterhuis (1999: 483 f.) behandeln cito oder Eilt im Kontext des Empfänger eines Schreibens: als Anordnung z. B. des Behördenleiters zur beschleunigen Erledigung einer Sache, die er auf dem Schriftstück, das den Vorgang auslöst, notiert. Der Konzipient der Antwort übernimmt die Verfügung in seinen Entwurf; Adressat bleiben dabei die nachfolgenden Instanzen im Geschäftsgang der eigenen Institution. Auch Hochedlinger (2009: 72 f.) bleibt in dieser Tradition, gibt aber mit der Erwähnung der Eilbriefe des 20. Jahrhunderts einen Hinweis auf den zweiten Anwendungsbereich, der in den komplizierten Verwaltungsstrukturen der Zeitgeschichte große Bedeutung gewonnen hat.

Eilt kann nämlich der Absender auch, bevorzugt zwischen Kopf und Datum, in sein Schreiben einbauen, um seine Einschätzung der Eilbedürftigkeit einer Sache dem Empfänger aufzwingen. Analytisch liegt also keine vom Kontext getrennte Verfügung vor, sondern ein besonderer Teil des Formulars. Dazu zwei Beispiele:

Eilt sehr 2

Hier wurde Eilt sehr beim Empfänger, dem Referat I B 1 des Auswärtigen Amts verfügt. Quellenkritisch kann daraus mit Sicherheit geschlossen werden, dass das Stück eilig behandelt wurde. (PA AA, B 43, Bd. 147.)

Eilt sehr 1

 

Hingegen wurde im zweiten Beispiel der Stempel Eilt sehr – Sofort auf dem Tisch dem Bericht vom Absender schon mitgegeben. (PA AA, B 43, Bd. 120.) Mehr als eine unverbindliche Empfehlung für die vorgesetzte Zentrale in Bonn kann man darin prima facie nicht sehen. Die hier nicht abgebildeten Bearbeitungsspuren deuten zwar tatsächlich auf eine schnelle Befassung hin: Eingang am 14. Januar, Schlussverfügung zdA am 15. Außer einer einsamen Anstreichung in der mitübersandten Anlage hat dieser Bericht allerdings keine weiteren Aktionen ausgelöst. Schnell zu entscheiden, dass nichts zu veranlassen ist, ist natürlich auch eine Form der schnellen Bearbeitung.

Der Eilt-Stempel wurde in der Ständigen Vertretung der Bundesrepublik bei der NATO nach Aktenlage seinerzeit gern und häufig geschwungen. Ein größeres Eilt (10 x 3,5 cm!) habe ich den Unterlagen des Auswärtigen Amts übrigens noch nicht entdeckt. Waren diese Sachen wirklich immer eilig? Der Verdacht drängt sich auf, dass Eilt (wie auch Geheim) in vielen Fällen als Subsitut für einen im Behördenschriftwesen nicht vorgesehen Wichtig-Vermerk gebraucht wurde. Geschäftstechnische Eilbedürftigkeit und sachliche Wichtigkeit sind aber grundsätzlich verschieden.

So ist Eilt im modernen Behördengeflecht auch ein Mittel, um an höherer Stelle im Wettbewerb mit anderen Aufmerksamkeit für die eigenen Anliegen zu gewinnen. Leicht kann der Gebrauch inflationär werden. Der Brüsseler Eindruck von Dringlichkeit dieser Sache wurde in Bonn jedenfalls nicht geteilt.

Sofort auf den Tisch, wie im Beispiel oben, ist ebenso wie das v. a. bei Kabinetts- und Parlamentssachen anzutreffende von Hand zu Hand ein Zusatz, der die sofortige Vorlage bzw. Weitergabe des Vorgangs ohne Ruhezeiten in Posteingangsstellen und Verteilerzimmern bewirken soll.

Literatur

Hochedlinger, Michael 2009: Aktenkunde: Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, Wien.

Kloosterhuis, Jürgen 1999: Amtliche Aktenkunde der Neuzeit: Ein hilfswissenschaftliches Kompendium. In: Archiv für Diplomatik 45: 465–563 (Preprint).

Meisner, Heinrich Otto 1935: Aktenkunde: Ein Handbuch für Archivbenutzer mit besonderer Berücksichtigung Brandenburg-Preußens, Berlin.

Meisner, Heinrich Otto 1952: ,Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, 2. Aufl., Leipzig.

Meisner, Heinrich Otto 1969: Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Leipzig.
Neuss, Erich 1954: Aktenkunde der Wirtschaft, Bd. 1, Berlin (Schriftenreihe der Staatlichen Archivverwaltung 5).

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/46

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Pofallas Briefkopf – Aktenkunde und zeitgenössische Dokumentenfälschungen

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Die Diplomatik, hier verstanden als klassische Urkundenlehre, war zuerst eine praktische Wissenschaft, bevor sie eine Hilfswissenschaft der Geschichtsforschung wurde. Discrimen veri ac falsi, die Entlarvung von Urkundenfälschungen, war in der Frühen Neuzeit eine Kunst von eminentem politischem und staatsrechtlichem Wert.

Auf den ersten Blick mag es scheinen, dass die Aktenkunde als jüngere Schwester der Diplomatik diese Entwicklungsstufe übersprungen habe. In der Tat sorgt bereits die Überlieferung im Registraturzusammenhang dafür, dass der Echtheitsbeweis für das einzelne Aktenschriftstück bei der historischen Auswertung kaum je angetreten werden muss. Ganz verloren hat sich diese Aufgabe freilich nicht, und das Instrumentarium ist dafür vorhanden.

Im Februar 2013 berichtete die „Zeit“ über ein angeblich vom Chef des Bundeskanzleramtes, Ronald Pofalla, stammendes Schreiben an die Vorsitzende des Petitionsausschusses des Deutschen Bundestages. Folgt man dem Wortlaut, so hätte Pofalla massiven Druck auf den Ausschuss ausgeübt. Das Bundeskanzleramt wie die Ausschussvorsitzende bezweifelten umgehend die Echtheit des Stücks, und auch die “Zeit” blieb skeptisch. Es wurde Strafanzeige wegen Urkundenfälschung erstattet.

Die Argumentation gründet zum einen im Registraturzusammenhang (Pofalla sei nach Aktenlage nie mit dem Thema befasst gewesen), zum anderen auf formalen Merkmalen, mit denen wir in den Bereich der Aktenkunde kommen. Auch ohne das Stück zu kennen, lässt sich das discrimen veri ac falsi an diesem Beispiel zeitgeschichtlicher Aktenkunde ansatzweise durchspielen.

Wie also hat muss man sich das Schriftstück anhand des „Zeit“-Berichts vorstellen? Das Layout von Schreiben Oberster Bundesbehörden ist allgemein bekannt: Links oben im Kopf müsste das Signet der Bundesregierung stehen: Ganz links der Bundesadler in der 1997 eingeführten „dynamischen“ Gestaltungsvariante (Laitenberger/Bassier 2000: 13), rechts daneben ein schmaler, schwarz-rot-goldener Balken und wiederum rechts daneben die Behördenfirma, hier also „Bundeskanzleramt“, sofern nicht die personalisierte Variante mit der Amtsbezeichnung „Der Chef des Bundeskanzleramtes“ gewählt wird. Folgt man der „Zeit“, so stand „Bundeskanzleramt“ im Kopf. Während bei normalen Schreiben der obersten Bundesbehörden nur der Name des zeichnenden Bearbeiters genannt wird, gibt es für Schreiben hoher Amtsträger eine Personalisierungsmöglichkeit durch ein Namensfeld am rechten Rand im oberen Seitendrittel. Hier wäre zu erwarten „Ronald Pofalla MdB, Bundesminister“, oder ähnliches.

In jedem Fall firmiert der „ChefBK“ auf dem Kopfbogen seines Amtes selbstverständlich mit dessen Adresse (Willy-Brandt-Str. 1). Das der „Zeit“ zugespielte Schreiben führte, der Berichterstattung zufolge, als Absenderangabe aber das Mitglied des Deutschen Bundestages Pofalla mit seinem Abgeordnetenbüro an (im Jakob-Kaiser-Haus des Bundestages, Platz der Republik 1). Den Praktikern im Bundeskanzleramt ist dieser Fehler natürlich sofort aufgefallen. Um einen zentralen Forschungsbegriff zu verwenden: Das Stück ist offensichtlich nicht kanzleigemäß. Unter der Kanzleimäßigkeit eines Schriftstücks verstehen wir die „Übereinstimmung mit den jeweils aktuellen Normen der ausstellenden Kanzlei“ (Vogtherr 2008: 63).

Wäre Pofalla in seinem Amt als MdB Urheber des Schreibens, so würde dies einen weiteren, augenfälligen Verstoß gegen die Kanzleiregeln implizieren: einen falschen Adler.

Heraldisch gibt es nur „den“ Bundesadler. Die moderne Staatssymbolik weicht insofern von der klassischen Heraldik ab, als dass sie für einzelne Anwendungsbereiche unterschiedliche gestalterische Ausführungen des Wappens bzw. des Wappenbildes vorsieht. Das „Grundmodell“ des Bundesadlers wurde durch eine Bekanntmachung des Bundespräsidenten festgelegt und ist identisch mit dem Weimarer Reichsadler. Für die Ausführung zu amtlichen Zwecken sind „die im Bundesministerium des Innern verwahrten Muster … maßgebend“ (Bundesgesetzblatt 1950 S. 26. Vgl. Hattenhauer 1990: 121 f.). Diese Muster zeigen den 1927 von Tobias Schwab gestalteten Weimarer Reichsadler (Laitenberger/Bassier 2000: Tafel I. Vgl. Hartmann 2008: 501). Die leicht abgewandelte Variante für das heutige Signet unterscheidet sich auf den ersten Blick nur durch das ausgestellte Gefieder, das schon in Heuss’ Bekanntmachung für die Darstellung des Adlers außerhalb des Wappenschilds vorgeschrieben wird (auf der Website des BMI lässt sich der Signet-Adler oben links gut mit dem Adler des Bundeswappens vergleichen).

Während die Bundesbehörden also Schwabs Ausführung verwenden, nutzen der Bundestag und seine Mitglieder als Signet aber eine grafische Umsetzung der 1953 von Ludwig Gies für die Stirnwand des Plenarsaals geschaffenen Adlerplastik – der sogenannten „Fetten Henne“ (Hartmann 2008: 503–505). In einem Schreiben des MdB Pofalla wäre also dieser Parlamentsadler zu erwarten, dessen Kombination mit der Behördenfirma „Bundeskanzleramt“ im selben Kopfbogen nun völlig kanzleiwidrig wäre.

Wenn wir die heraldischen Elemente pragmatisch unter den „weichen“ Regeln der Staatssymbolik der Gegenwart betrachten, so gilt auch für heutige Behördenschreiben mutatis mutandis die Feststellung: „Insgesamt bildet die Heraldik des Schreibens und die Art ihrer Plazierung einen wichtigen Teil jenes ggf. territorial differenzierten Comments, der als ‚Kanzleistil‘ firmiert“ (Kloosterhuis 1999: 499, Preprint: 29).

Natürlich ist dies alles eine Trockenübung. Der Beweis der Fälschung wird über ordnungsgemäß geführte Akten in der Registratur des Bundeskanzleramtes geführt. Aber stellen wir uns vor, im Abstand von Jahrzehnten oder sogar Jahrhunderten wäre die amtliche Überlieferung ganz oder teilweise verloren gegangen, durch Katastrophen oder auch nur archivische Bewertung, und unsere ganze Quellengrundlage zu dem Vorfall sei das der „Zeit“ zugespielte Stück, das im Nachlass eines Journalisten überdauert habe. Spätestens müsste jetzt mit aktenkundlicher Methodik die inneren Merkmale des Schriftstücks untersucht werden.

Discrimen veri ac falsi – eine Aufgabe auch der zeitgeschichtlichen Aktenkunde.

 

Literatur

 

Hartmann, Jürgen 2008: Der Bundesadler. In: Vierteljahrshefte für Zeitgeschichte 56: 495–509 (Abstract).

Hattenhauer, Hans 1990: Geschichte der deutschen Nationalsymbole. 2. Aufl. München.

Kloosterhuis, Jürgen 1999: Amtliche Aktenkunde der Neuzeit: Ein hilfswissenschaftliches Kompendium. In: Archiv für Diplomatik 45: 465–563 (Preprint).

Laitenberger, Birgit/Bassier, Maria 2000: Wappen und Flaggen der Bundesrepublik Deutschland und ihrer Länder. 5. Aufl. Köln u. a.

Vogtherr, Thomas 2008: Urkundenlehre: Basiswissen. Hannover.

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/38

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Netzfundstück: Kleine Aktenkunde beim Großen Generalstab

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Der Archivar und Historiker Lars-Holger Thümmler betreibt eine Website zur preußischen Militärgeschichte, auf der sich etwas unerwartet auch eine „Kurze Einführung in die Aktenkunde“ ergoogeln lässt. Diese Seite scheint innerhalb der Website nicht verlinkt und nur direkt abrufbar zu sein.

Es handelt sich um eine als Gedächtnisstütze brauchbare Zusammenstellung zentraler Aktenstilformen der Zeit bis 1918, jeweils mit den wichtigsten formalen Merkmalen in Stichwortform. Hier ist auch einmal das unter Archivaren legendäre „Kornsche Gatter“ als JPG vorhanden: Ein tabellarisches Schaubild, das ein wenig wie „Käsekästchen“ aussieht, und es erlaubt, Aktenschriftstücke anhand der Kombination der Merkmale „Stil“ und „Zweck“ (des Schreibens) zu kategorisieren – benannt nach dem Dozenten an der Archivschule Marburg Hans-Enno Korn.

Merkwürdigerweise fehlen gerade die Sonderformen des militärischen Schriftguts; siehe dazu konzise Jürgen Kloosterhuis, Amtliche Aktenkunde der Neuzeit: Ein hilfswissenschaftliches Kompendium, in: Archiv für Diplomatik 45 (1999), S. 465–563, hier S. 548 f. (im Preprint Kap. V, Anhang 2).

Quelle: http://aktenkunde.hypotheses.org/27

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