Beim letzten ICARUS-Meeting, das vom 16. – 18. Juni 2014 in Kopenhagen (Dänemark) veranstaltet wurde, wurde das Stadtarchiv Speyer über die Tagung “Offene Archive 2.1″ interviewt, die von 3. – 4. April 2014 im Hauptstaatsarchiv Stuttgart stattfand.
Elisabeth Steiger: The conference „Open archives 2.1“
- What means „open archives“?
The term “Open Archive” can first of all be understood quite literally. If you hear the word “open” you first think of open doors, the archive opens its doors to anyone who is interested to learn something about it. In relation to the conferences “Open Archives” the meaning even goes one step further: Not only analog doors are opened, but also digital doors.
The “Open archive” introduces itself to the virtual audience on different channels, for example on social media platforms like Flickr, Twitter or Facebook. Also crowdsourcing belongs to an open archive. The user should be given the opportunity, to participate actively in the archival happenings and to get an overview over the archival content.
In this sense the conference planning was designed: All preparation steps were published on a conference blog. By the way, the access-numbers to the blog increased particularly before the meeting extremely! During the conference Twitter and Facebook have been continuously updated. There was a life stream and the presentations were filmed and made available gradually on YouTube. There is also a Flickr album of the conference with lots of impressions.
- How do you use these „different channels“ you spoke of?
This happens in several ways: It can be done using short Tweets that describe the followers what is happening in the archives at the moment, but also through larger projects such as virtual exhibitions that are shown on social networks like Flickr or Pinterest. Or by small “appetizers” on Facebook, a beautiful photo or a short statement. Even videos on YouTube are now used by archives, to make themselves known. Also crowdsourcing is currently a popular topic in the European archives: Photos will be put online on a particular platform and viewer theoretically from all over the world can comment on the photo and open it up. This is very practical.
But these are just a few examples. There are many more ways to actively pursue public relations.
- Back to the conference: Was it a conference only for archivists?
No. Sure there were essentially representatives of the archival sector as guests. But we pay attention already with the selection of our speakers that there is certain diversity within the themes and also the represented institutions. And so we also experience some variety among the guests. This topic is so interesting and in demands that also completely different career fields are interested, for example journalists or computer scientists. Both the speakers and the guests so were a “mixed bag”.
- From which cultural area came the speakers?
Our speakers came from the fields of archives, gaming, university, museum and church. This gave us not only a variety of topics, but also different perspectives on the same subject. The church for example operates in a different way with social media platforms, in our special case Twitter, than we in our archives. In this way we see clearly what others do and what is possible. Thus, the conference provides many different ideas and approaches for your own use of new platforms and offers.
- Which countries were represented?
Not only in the subjects, but also in the choice of countries of origin of our speakers we try to achieve the greatest possible variety. So we reach more prospects and a larger number of demands. Our speakers of “Open Archives 2.1” came from Denmark, the USA, Austria, the Netherlands, Great Britain, Spain, Poland, Switzerland and of course Germany. Our guests also came partly from abroad. There were visitors from Italy and Switzerland.
- Which topics have been addressed?
There have been addressed many different topics:
- The use of archives, both digital and analog
- Gaming in archives
- Blogs
- Social Networks
- Web 2.0 concepts
- Crowdsourcing
- Digital Archives
In summary we can say that all areas of the new “open” archives were touched and discussed. This was an overview to see what currently is going on in the modern archives.
- What do you think, is the development in Web 2.0-issues in the European area on a good way?
Yes, I think so. As we heard at the meeting, the archives are currently massively on the move and on the rise towards new, open archives, which are available for everyone through various channels. Unfortunately, we must say that this movement has only just really begun in Germany and unfortunately there are comparatively still a few archives that have joined this movement. But as we saw, the colleagues abroad are a step ahead us in many ways. They use new platforms, they elaborate again and again new concepts and they take new paths. So I would say, in general European archives are on the right track. Sure there is still a lot to do because an open archive takes a lot of work! However, as we have clearly seen at the meeting: It is worth! The user WANTS this offer, better still, he EXPECTS it!
It remains to hope that this innovative way will be used continuously and that all opportunities that present themselves will be used as good as possible.
- Will there be a further continuation of „Open archives“?
Yes! It is planned that the meeting will be held in the district of Siegen-Wittgenstein towards the end of 2015. The district archive of Siegen-Wittgenstein was a Co-organizer at the last two meetings.
Und es gibt auch eine deutsche Fassung! 
Elisabeth Steiger: Die Konferenz „Offene Archive 2.1“
- Was bedeutet „Offene Archive“?
Der Begriff „Offene Archive“ kann zunächst einmal ganz wortwörtlich verstanden werden. Bei dem Wort „Offen“ denkt man an geöffnete Türen, das Archiv öffnet seine Türen jedem, der daran interessiert ist, etwas darüber zu erfahren.
Bezogen auf die Konferenzen „Offene Archive“ geht die Bedeutung sogar einen Schritt weiter: Nicht nur analoge Türen werden geöffnet, sondern auch digitale.
Das „Offene Archiv“ stellt sich dem virtuellen Publikum auf verschiedenen Kanälen, beispielsweise auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Flickr oder Facebook vor. Auch Crowdsourcing gehört zu einem offenen Archiv. Der Nutzer soll die Möglichkeit erhalten, zu jeder Zeit am Geschehen im Archiv auch aktiv teilzunehmen und einen Überblick über die Inhalte des Archivs zu bekommen.
In diesem Sinne wurde auch die Tagungsplanung gestaltet: Alle Vorbereitungsschritte wurden auf einem Tagungsblog veröffentlicht, während der Tagung wurden Facebook und Twitter ständig aktualisiert. Es gab einen Lifestream und alle Vorträge wurden gefilmt und werden nach und nach auf Youtube gestellt. Außerdem gibt es ein Flickr-Album zur Tagung mit vielen Impressionen.
- Wie werden diese verschiedenen Kanäle, die Du angesprochen hast, genutzt?
Dies geschieht auf verschiedene Art und Weise: Es kann mittels kurzer Tweets erfolgen, die dem Follower beschreiben, was im Archiv gerade passiert, es geschieht aber auch durch größere Projekte, beispielsweise virtuelle Ausstellungen, die über Netzwerke wie Pinterest oder Flickr gezeigt werden. Oder durch kleine „Appetithäppchen“ auf Facebook, ein schönes Foto oder ein kurzes Statement. Selbst Filme auf Youtube werden mittlerweile von Archiven genutzt, um sich bekannt zu machen.
Auch Crowdsourcing ist momentan ein beliebtes Thema im europäischen Archivwesen: Fotos werden online gestellt auf einer bestimmten Plattform und Betrachter, theoretisch von überall auf der Welt, können das Foto kommentieren und erschließen. Das ist sehr praktisch.
Doch dies sind nur einige Beispiele. Es gibt viel mehr Möglichkeiten, aktiv Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.
- Zurück zur Tagung: War es eine Tagung nur für Archivare?
Nein. Sicher waren im Wesentlichen Vertreter der Archivbranche zu Gast. Doch wir achten schon bei der Auswahl unserer Referenten darauf, dass eine gewisse Vielfalt innerhalb der Themen und damit auch der vertretenen Einrichtungen vorhanden ist. Und so erleben wir auch unter den Gästen eine gewisse Vielfalt.
Dieses Thema ist so interessant und gefragt, dass sich auch ganz andere Berufsfelder dafür interessieren, beispielsweise Journalisten oder Informatiker. Sowohl die Referenten als auch die Gäste ergaben also eine bunte Mischung.
- Aus welchen kulturellen Bereichen kamen die Referenten?
Unsere Referenten kamen aus den Bereichen Archiv, Gaming, Universität, Museum und Kirche. Damit erreichten wir nicht nur eine Themenvielfalt, sondern auch verschiedene Blickwinkel auf das gleiche Thema. Die Kirche arbeitet beispielsweise anders mit Social Media-Plattformen, in unserem konkreten Fall Twitter, als wir im Archiv. Es wird also auf diese Weise nicht nur deutlich, was andere machen, sondern auch, was überhaupt alles möglich ist. Die Tagung bietet also viele verschiedene Impulse und Ansätze zur eigenen Nutzung neuer Plattformen und Angebote.
- Welche Länder waren vertreten?
Nicht nur bei den Themen, sondern auch bei der Wahl der Herkunftsländer unserer Referenten versuchen wir, eine möglichst große Vielfalt zu erzielen. Damit erreichten wir mehr Interessenten und werden einer größeren Anzahl von Ansprüchen gerecht. Unsere Referenten kamen bei „Offene Archive 2.1“ aus Dänemark, den USA, Österreich, den Niederlanden, Großbritannien, Spanien, Polen, der Schweiz und natürlich Deutschland. Auch unsere Gäste kamen zum Teil aus dem Ausland. Es kamen Besucher aus Italien und der Schweiz.
- Welche Themen wurden angesprochen?
Es wurden viele verschiedene Themen angesprochen:
- Die Nutzung von Archiven, sowohl digital, als auch analog
- Gaming in Archiven
- Blogs
- Soziale Netzwerke
- Web 2.0-Konzepte
- Crowdsourcing
- Digitale Archive
Zusammengefasst kann man sagen, dass alle Bereiche des neuen, „offenen“ Archivs angerissen und erwähnt wurden. Dies diente einem Überblick, zu sehen, was im modernen Archivwesen momentan überhaupt vor sich geht.
- Was meinst Du, ist die Entwicklung in Web 2.0-Dingen im Europäischen Raum auf einem guten Weg?
Ich denke schon. Wie wir auf der Tagung hörten, ist das Archivwesen momentan massiv in Bewegung und auf dem Vormarsch in Richtung auf ein neues, offenes Archivwesen, das für jedermann über verschiedene Kanäle zugänglich ist. Leider muss man dazu sagen, dass diese Bewegung in Deutschland gerade erst richtig angefangen hat und es nach wie vor leider noch verhältnismäßig wenige Archive sind, die sich dieser Bewegung angeschlossen haben. Doch wie wir sahen, sind uns die Kollegen im Ausland in vielerlei Hinsicht in Stück voraus. Es werden neue Plattformen genutzt, immer wieder neue Konzepte ausgearbeitet und neue Wege beschritten. Ich würde also sagen, ganz allgemein sind die europäischen Archive auf einem sehr guten Weg. Sicher gibt es noch jede Menge zu tun, denn hinter einem offenen Archiv steckt sehr viel Arbeit. Doch wie wir auf der Tagung ebenfalls ganz deutlich sehen konnten: Es lohnt sich! Der Benutzer WILL dieses Angebot, besser noch, er erwartet es. Es bleibt also zu hoffen, dass dieser innovative Weg auch weiter beschritten wird und dass alle Möglichkeiten, die sich bieten, genutzt werden.
- Wird es eine weitere Fortsetzung von „Offene Archive“ geben?
Ja. Es ist geplant, dass die Tagung gegen Ende des Jahres 2015 im Kreis Siegen-Wittgenstein stattfinden wird. Das Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein war bei den beiden vergangenen Tagungen Mitorganisator.
