Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B.

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Quelle: http://archivamt.hypotheses.org/5765

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Informatiker erkennen Elektronische Langzeitarchivierung als große Herausforderung an.

neulandDie drei Informatiker Maximilian Eibl, Jens-Martin Loebel, Harald Reiterer von den Universitäten Chemnitz, Bayreuth und Konstanz haben sich in der jüngsten Ausgabe der Fachzeitschrift Informatik-Spektrum (August 2015, Volume 38, Issue 4, pp 269-276) mit dem Thema Langzeitarchivierung beschäftigt. Unter dem Titel

Grand Challenge ,,Erhalt des digitalen Kulturerbes“

geben die Autoren zunächst einen Überblick über die bisherigen Entwicklungen auf diesem jungen Forschungsgebiet.

Als zentrale Dokumente werden genannt:

  • Die von der UNESCO bereits 2003 veröffentlichten Richtlinien für die Bewahrung des digitalen Kulturerbes, durch die das immaterielle Kulturgut auf eine Ebene mit dem Weltkultur- und Weltnaturerbe gestellt wird.
  • Das Referenzmodell Open Archival Information System (OAIS), dessen Entwicklung ursprünglich von den Raumfahrtbehörden ESA und NASA angestoßen wurde, um ihre Forschungdaten zu sichern, und das sich inzwischen als Organisationsmodell (ISO 14721:2012) für die Planung und den Betrieb von elektronischen Langzeitarchiven in Bibliotheken und Archive etabliert hat.

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Quelle: http://archivamt.hypotheses.org/2601

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Wer braucht schon ein elektronisches Langzeitarchiv?

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In den Diskussionen mit Kolleginnen und Kollegen, die sich um das Thema “Elektronische Langzeitarchivierung” drehen, taucht oft die Frage auf, ob und wann eine Kommune oder ein Kreis ein Langzeitarchiv benötigt. Vielfach sehen sich die Archive außer Stande, in Zeiten knapper Kassen den Bedarf erfolgversprechend zu begründen. Dabei ist die Ausgangslage günstig wie nie:

1. Es gibt klare gesetzliche Vorgaben zur Pflicht elektronisch zu archivieren, die sich aus dem NRW Archivgesetz ergeben!

  • In §2 (1) steht der Hinweis, dass elektronische Aufzeichnungen unter den Unterlagenbegriff und damit unter die Anbietungspflicht fallen.
  • Die Auswahl der archivwürdigen Unterlagen erfolgt ausschließlich nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv vgl. § 2 (6).
  • Elektronisches Archivgut ist “in seiner Entstehungsform” – also elektronisch aufzubewahren § 5 (2).
  • § 4 (1) bestimmt, dass auch “Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen” anzubieten sind (d.h. fortlaufend aktualisierte Datenbanken, Webseiten etc.).
  • Im selben Paragrafen werden Archiven ermächtigt, “auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unterlagen und die dazu gehörigen Hilfsmittel und ergänzenden Daten” zu nehmen.
  • Schließlich sind alle (auch personenbezogene Daten und die, die einem “Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen”) anbietungspflichtig, vgl. § 4 (2).
  • § 3 (6) legt fest, dass über die Austauschformate, in denen archivwürdige Unterlagen an die Archive übergeben werden – so nicht übergreifend standardisiert – Einvernehmen mit dem Archiv bestehen muss.
  • Der selbe Paragraf sichert den Archiven eine Beteiligung bei der Einführung neuer Software, aus der archivrelevante Unterlagen entstehen können.
  • Alle diese Paragrafen sind seit 30. September 2014 durch § 10 (5) aufs kommunale Archivwesen übertragen worden. Auch in unserer neuen Mustersatzung für Kommunalarchive sind entsprechende Passus aufgenommen worden.

2. Elektronisches Archivgut gibt es in jeder Verwaltung!

  • Es gibt keine Verwaltung mehr, die rein papiergestützt arbeitet. Dass dabei notwendiger Weise auch archivwürdige Unterlagen in elektronischer Form entstehen, liegt auf der Hand:
  • Spätestens seit 1.1.2014 sind durch eine Gesetzesreform die Standesämter verpflichtet worden,  elektronische Personenstandsregister zu führen. Nach Ende der Fortführungsfrist sind die Datensätze ins Archiv zu übernehmen; für nacherfasste Einträge gilt die Frist der zugrunde liegenden Papierurkunde, d.h. dass schon sehr bald elektronische Einträge anbietungsreif werden. Ab 1.1.2017 steht aller Voraussicht nach eine bundesweit normierte Schnittstelle aus den Elektronischen Registern bereit.
  • Gewerbean-, -um- und -abmeldungen werden schon seit den 1980ern nur noch elektronisch vorgenommen und stellen eine wichtige Quelle für die Wirtschaftsgeschichte eines Orts und einer Region dar. Die Aufbewahrungsfrist liegt aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Regel bei fünf (Hessen, Baden-Württemberg) oder zehn Jahren (Bayern) nach Abmeldung des Gewerbes.
  • Elektronische Aktenführung ist bei Baugenehmigungs-Verfahren, in der Liegenschaftsverwaltung, im Sozialhilfewesen und in Jugendämtern weit verbreitet. Durch die eGovernment-Gesetzgebung des Bundes und des Landes NRW (in Vorbereitung) wird sich der Trend zur eAkte in den nächsten Jahren noch verstärken.
  • Ratsinformationssysteme ersetzen zum Teil schon jetzt die Dokumentation des Entstehungsprozesses und die ausgedruckten und unterschriebenen Fassungen der kommunalen politischen Organe und Gremien (Kreistag und -ausschüsse, Stadt- und Gemeinderäte und -ausschüsse). Diese Unterlagen sind langfristig zu erhalten!
  • Auf Gruppenlaufwerken und Intranet-Seiten, in E-Mail-Postfächern und persönlichen Ordnern schlummern zahllose Dateien, die – trotz z.T. hohem Informationsgehalt –  nie mehr Teil einer Akte werden. Arbeitsweisen ändern sich durch die elektronischen Möglichkeiten – Archiven bleibt nur, sich um diese Überlieferungen ebenso zu bemühen wie um ihre papierenen Vorläufer!

3. Verbundarchive machen Langzeitarchivierung bezahlbar!

  • Die Erstellung von eigenen Fachkonzepten zum Aufbau von Langzeitarchiven, die Begleitung von Programmierung, Tests und Abnahmen – das überfordert kleine, mittelgroße und auch viele größere Kommunalarchive. In NRW gibt es unter dem Dach des vom Land initiierten DA NRW Angebote für die Nutzung von Verbundlösungen. Derzeit werden zwei Softwaren angeboten: Die am Institut für Historisch-Kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung an der Universität zu Köln mit kulturspartenübergreifendem Ansatz entwickelte „Digitales Archiv-NRW-Software-Suite“ kurz DNS, die derzeit getestet und unter der Federführung der LVR Infokom bis Mitte des Jahres zur Produktionsreife geführt wird.
  • Die in den staatlichen Archivverwaltungen des Bundes, von NRW und  Rheinland-Pfalz und den Kommunalarchiven Stuttgarts, Kölns und unseres Hauses produktiv eingesetzte „Digital Preservation Solution“ kurz DiPS, die von den Firmen Hewlett-Packard und SER programmiert und weiter entwickelt wird.
  • Es ist geplant, beide Systeme über den Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) den unmittelbaren und mittelbaren Mitgliedern zugänglich zu machen. Für die wenigen Kommunen in NRW, die nicht davon profitieren würden, ist es möglich, sich auf dem Wege der Verwaltungsvereinbarung an den entstehenden Verbundsystemen zu beteiligen.
  • Gegenüber selbst programmierten oder betriebenen Langzeitarchiven ist ein solches Verbundarchiv mindestens um den Faktor 10 billiger!
  • Die Kosten für die Teilnahme an einer Verbundlösung liegen im Rahmen anderer “kleiner” Fachverfahren der Verwaltung. Die Betreiber-Rechenzentren wollen keinen Gewinn auf Kosten der teilnehmenden Archive oder ihrer Trägerverwaltungen machen, sondern streben nach einer Startphase eine schwarze Null im Betrieb an. Damit aber Synergien entstehen können und sich der Betrieb überhaupt lohnt, bedarf es einer möglichst breiten Beteiligung der Archive in Westfalen-Lippe! Es gilt: Je mehr Archive sich beteiligen, umso günstiger wird das Angebot.

4. Anfänge sind gemacht! Mitmachen statt abwarten!

  • Die kommunalen Spitzenverbände begrüßen und begleiten die Arbeit im DA NRW. Die Forderung nach leistungsfähigen Langzeitarchiven wurde bereits in einem 2012 erschienenen “Positionspapier zur digitalen Archivierung, insbesondere zur Einrichtung elektronischer Langzeitarchive” erhoben.
  • Archivische Arbeitskreise in Ostwestfalen-Lippe und Südwestfalen, aber auch beim KDN haben sich schon auf den Weg gemacht, Fachverfahren auf ihre Archivwürdigkeit hin zu prüfen und ggf. Aussonderungsschnittstellen zu beschreiben. Zuletzt haben Herr Dr. Pätzold und Frau Fercho aus Bochum ihre Ergebnisse online gestellt und in der Archivpflege beschrieben.
  • Elektronische Zwischenarchiv-Lösungen wie “Archivo” für den Bereich des Meldewesens werden durch ein Elektronisches Langzeitarchiv nicht obsolet. Das neue Bundesmeldegesetz stellt in § 16 “Anbieten von Daten an Archive” klar: „Die Pflicht zum Anbieten von Meldedaten und den dazugehörigen Hinweisen an durch Landesrecht bestimmte Archive ist gegenüber dem Löschungsgebot des § 14 Absatz 1 Satz 1 BMG vorrangig.“ Unter die Anbietungspflicht fallen auch weiterhin die anlassbezogenen Teildaten wie die Familienverkettungen beim Erreichen der Volljährigkeit eines Gemeldeten.
  • Mit unseren seit 2012 regelmäßig stattfindenden Fortbildungen haben wir bisher ca. 50 Kolleginnen und Kollegen erreicht, die teils allein, teils mit ihren EDV-Zuständigen teilgenommen haben. Noch besser als erzählt zu bekommen, wie es geht, ist, selbst Erfahrungen zu sammeln. Warten Sie nicht länger ab, sondern gehen Sie das Thema jetzt an! Wie bei allen Fragen unterstützt Sie das LWL-Archivamt auch bei dieser Fachaufgabe durch Fortbildungen und Beratung, es kann aber die Arbeit der Archive vor Ort nicht übernehmen oder ersetzen.

Peter Worm, 2015-04-28

 

Quelle: http://archivamt.hypotheses.org/2152

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19. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (Wien, 10./11. März 2015)

Als fachliches Diskussionsforum und informelle Kontaktbörse für alle Fragen der digitalen Langzeitarchivierung hat sich der Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ seit fast zwei Jahrzehnten bewährt. Die diesjährige Tagung, zu der das Österreichische Staatsarchiv eingeladen hatte, fand am 10. und 11. März 2015 in Wien statt.

Die dabei gehaltenen Vorträge zeigten einerseits aktuelle Entwicklungen und Fortschritte auf, thematisierten andererseits aber ebenfalls noch offene Fragen und Probleme. Eindrucksvoll waren vor allen Dingen die Präsentationen einzelner Staats- und Landesarchive zu ihren jeweiligen fachlichen und technischen Lösungen in den  Bereichen Ingest (Übernahme), Preservation Planning (digitale Bestandserhaltung) und Access (Nutzung). Obwohl somit die ‚Big Player‘ über weite Strecken das Tagungsgeschehen dominierten, hielt die Veranstaltung auch interessante Aspekte für kleine und mittelgroße Archive bereit, die mit der digitalen Langzeitarchivierung oft erst am Anfang stehen. Herausgegriffen seien an dieser Stelle drei Vorträge, die für die Kommunalarchive in Westfalen durchaus Relevanz beanspruchen können.

Dr. Christian Keitel (Landesarchiv B-W) beim Vortrag (Foto: Österreichisches Staatsarchiv)

Dr. Christian Keitel (Landesarchiv B-W) beim Vortrag (Foto: Österreichisches Staatsarchiv)

In einem der ersten Tagungsbeiträge referierten Christian Keitel (Landesarchiv Baden-Württemberg), Miriam Eberlein (Stadtarchiv Heilbronn) und Manfred Waßner (Kreisarchiv Esslingen) über den Ausbau der vom Landesarchiv entwickelten Archivierungslösung DIMAG zu einem digitalen Langzeitarchiv für die baden-württembergischen Städte und Gemeinden. Auch diesen soll nun eine Nutzung der mandantenfähigen und browserbasierten Software ermöglicht werden. Der Betrieb des digitalen Magazins erfolge dabei über die regionalen Rechenzentren, mit denen einheitliche Hostinggebühren vereinbart werden. Auch für die Kosten, die von kommunaler Seite gegenüber dem Landesarchiv anfallen, existieren bereits erste Kostenmodelle. Als ‚Pilotarchive‘ fungieren in diesem Zusammenhang das Stadtarchiv Heilbronn sowie das Kreisarchiv Esslingen, das in Sachen digitaler Langzeitarchivierung künftig die Funktion einer Verbundzentrale für die kreisangehörigen Kommunalarchive übernehmen soll. Über die Lizenz des Kreisarchivs wird DIMAG somit auch kleinen Archiven zur Verfügung stehen. Diese werden allerdings nur einen Lesezugriff auf ‚ihre‘ digitalen Aufzeichnungen erhalten; alle anderen nötigen Prozesse wie den First-Level-Support, den Ingest, die Magazinführung inkl. Metadatenverwaltung sowie die Überwachung von Migrationszyklen übernimmt das Kreisarchiv. Eine solche Lösung hat zunächst einmal viel für sich, da vor allem die  „Einmann-/Einfrau-Archive“ so weit wie möglich von technischem Ballast und der damit verbundenen fachlichen wie personellen Überforderung befreit werden. Fürs erste ungeklärt bleibt, ob sich die anvisierten Finanzierungspläne als tragfähig erweisen (eine erste Evaluation ist 2018 beabsichtigt) und ebenso, in welcher Form sich die Kommunalarchive künftig am Echtbetrieb des digitalen Langzeitarchivs beteiligen. Man darf also gespannt sein, welche Resultate der jetzt anlaufende Produktivbetrieb bringen wird. Das LWL-Archivamt wird die Entwicklungen in Baden-Württemberg aufmerksam verfolgen, da wir den  Kommunalarchiven in Westfalen-Lippe eine ähnliche Unterstützungsleistung unter dem Dach des „Digitalen Archivs NRW“ anbieten möchten.

Am zweiten Tag problematisierte Claire Röthlisberger-Jourdan (KOST = Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, Bern) anhand eines Preservation-Prozesses für eine TIFF-Datei die Verwendung geeigneter Dateiformate für eine sicheren Erhalt digitaler Informationen. Den meisten Kommunalarchiven dürfte wenig bekannt sein, dass die KOST auf ihrer Internetseite einen ständig aktualisierten Katalog archivischer Dateiformate (KaD) bereitstellt, der ca. 30 verschiedene Formate vorstellt und deren Eignung für die digitale Archivierung anhand eines Kriterienkatalogs beschreibt (vgl. http://kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/index.php). Relevante Informationen dazu finden sich auch in den online verfügbaren Handreichungen des Archivamtes. Eine zumindest rudimentäre Kenntnis über aktuell empfohlene ‚haltbare‘ Dateiformate ist auch für Kommunalarchive wertvoll, die noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen sind. Wenn bereits jetzt im Archiv selber oder einzelnen Verwaltungszweigen darauf hingewirkt werden kann, nur noch in bestimmten Dateiformaten abzuspeichern (z.B. PDF/A für Word-Dokumente) erleichtert dies auch die spätere Überführung der Daten in ein produktives Langzeitarchiv.

Blick ins Plenum (Foto: Österreichisches Staatsarchiv)

Blick ins Plenum (Foto: Österreichisches Staatsarchiv)

In der abschließenden Sektion der Wiener Fachkonferenz standen mit Webseiten und E-Mail-Konten zwei besonders problembehaftete Kategorien digitaler Unterlagen im Mittelpunkt. Während es für die aus unterschiedlichen Informationsobjekten zusammengesetzten Webseiten bereits erste Lösungsansätze zu deren Archivierung gibt, steht die Diskussion zur Archivierung von E-Mails noch relativ am Anfang. Der Beitrag von Corinna Knobloch (Landesarchiv Baden-Württemberg) diente folglich in erster Linie dazu, um grundsätzliche Fragen zu diesem Themenkomplex zu konkretisieren. Abgesehen von der Entscheidung über die Archivwürdigkeit einzelner E-Mail-Konten, wäre in einem zweiten Schritt erst einmal zu klären, was davon mit welchem Kontext übernommen werden bzw. wie das entsprechende Informationsobjekt im Langzeitarchiv zusammengesetzt sein sollte. Theoretisch würde sich hier die Möglichkeit eröffnen, neben einzelnen E-Mails auch einzelne Ordner oder sogar den kompletten Account als ein Informationsobjekt zu übernehmen. Ein weiteres potenzielles Problem stellen die unterschiedlichen Dateiformate der E-Mail-Anhänge dar, denen hinsichtlich der digitalen Bestandserhaltung Rechnung getragen werden muss.

Ob kommunale Archivierungsverbünde, langzeitarchivfähige Dateiformate oder E-Mail-Archivierung – die Tagung in Wien hat erneut deutlich gemacht, wie sinnvoll der kollegiale Austausch auf theoretischer wie praktischer Ebene ist. Allerdings fehlt es gerade bei  kleineren und mittleren Archive oft noch an entsprechenden Praxiserfahrungen, an denen man sich zum Vergleich orientieren könnte. Vielleicht gibt es auf der nächsten Tagung des Arbeitskreises Anfang März 2016 in Potsdam auch neue Erkenntnisse aus kommunalen Archiven oder IT-Abteilungen zu berichten. Das Programm und alle Powerpoint-Präsentationen der diesjährigen Tagung sind für alle Interessierten bereits jetzt der Homepage des Staatsarchivs St. Gallen abrufbar: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/19.html.

Darüber hinaus ist eine zeitnahe Publikation der Tagungsbeiträge fest eingeplant.

Quelle: http://archivamt.hypotheses.org/2007

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