Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Ein vernetztes “Kultur-Gedächtnis” aufzubauen war das Ziel von Aby Warburgs Mnemosyne-Projekt, das im Warburg Institute seine Fortsetzung gefunden hat (Bild von http://www.mediaartnet.org/works/mnemosyne/)

das Warburg Institute in London, eine der ungewöhnlichsten und wichtigsten Bibliotheken Großbritanniens und ein Forschungszentren von internationaler Bedeutung, steht vor dem Aus: Die Universität London droht, den Vertrag mit der Institution aufzulösen; die Bibliothek würde in die benachbarte Universitätsbibliothek (Senate House) wandern. Damit würde nicht nur das einmalige, auf Aby Warburg zurückgehende System der frei zugänglichen Themenbereiche (samt Sonderdrucken) aus dem Blickfeld verschwinden, sondern auch einer der wichtigsten intellektuellen Austauschpunkte wegfallen. Gerade für die britische Mediävistik ist das ein Ort der interdisziplinären und internationalen Vernetzung. Ich möchte Sie herzlich bitten, die Petition zum Erhalt des Warburg Institutes

http://www.change.org/en-GB/petitions/petition-save-the-warburg-institute

zu unterzeichnen. Das ist nicht nur ein symbolischer Akt, sondern ganz konkret politisch wirksam: vor zwei Monaten wurde eine ähnliche Aktion der Universität London, mit der das Institut für Anglistik innerhalb der ‘Advanced Studies’ aufgelöst werden sollte, nach weltweiten Protesten über die gleiche Plattform (change.org) zurückgenommen. Das Formular ist schnell ausgefüllt – gern in diesem Fall auch mit Titel (einfach als Teil des Vornamens hineinschreiben); dazu wenn möglich noch eine kurze Begründung – auch gern auf Deutsch, um die internationale Bedeutung zu unterstreichen.

Mit herzlichen Grüßen, Henrike Lähnemann

PS: Üblicherweise entschuldigt man sich für das ‘crossposting’, aber in diesem Fall denke ich, dass auf je mehr Wegen es die internationale wissenschaftliche Gemeinschaft erreicht, um so besser ist es. Bitte leiten Sie doch die Petition auch innerhalb Ihrer Institution weiter.

Petitioning The University of London 

Save the Warburg Institute!

Petition by Friends of the Warburg

The Times Higher Education recently reported that the University of London has taken legal action to challenge its own deed of trust concerning the care and integrity of the Warburg Institute. Possible results of this action include the dispersal of the library, or its relocation abroad.

This is not the first time the Institute has been threatened: it was relocated from Hamburg to London in 1933, endangered by Hitler’s rise to power, and although the University of London accepted the collections in 1944 (the agreement currently under review), similar action was considered in 2010.

We call on the University of London to withdraw their legal action and keep the Warburg Institute just as it is, for three reasons:

1. To keep the Warburg Institute’s collections intact. In over 50 years since the library’s resettlement in London, it has grown from 80,000 to 350,000 volumes, 40% of which are unique and not held in the British Library.

2. To preserve Aby Warburg’s intellectual legacy. The Institute’s collections are organised unlike any other in the world – according to a system  developed by Warburg as a product of his own research. Dispersal is tantamount to destroying one of Warburg’s greatest works of scholarship – the library itself.

3. To maintain the vibrant intellectual community the Warburg fosters. A one-of-a-kind collection both in content and form, the Warburg has drawn together a world-class scholarly community for decades. Taking the collections outside of the space of the Institute would displace that community of researchers.

Prof. Henrike Lähnemann

Chair of German Studies | School of Modern Languages, Old Library Building, Newcastle University, GB – NE1 7RU Newcastle upon Tyne
office number: 0044 191 2087513, email, Twitter,  pinterest  * Medingen project * WiGS * Follow SML on Twitter and Facebook * For recent publications and and digital pre-prints cf. my website

Quelle: http://ordensgeschichte.hypotheses.org/7501

Manuel Hagemann M.A. spricht über das Projekt, durch online gestellte Digitalisate eine Benutzung des Historischen Archivs der Stadt Köln zu ermöglichen. Er sieht hier nicht nur die Institutionen untereinander als Kooperationspartner, sondern auch die Nutzer.

Herr Hagemann erläutert zunächst, dass der Einsturz des Historischen Archivs Köln (HAK) den Anstoß für das Projekt des digitalen Historischen Archivs Köln (DHAK) gegeben habe; es sollte eine Ersatzüberlieferung geschaffen werden. Die ursprüngliche Zielsetzung des Portals sei es gewesen, Kopien und Exzerpte von Kölner Archivalien aus Privatbesitz der Nutzer zusammenzutragen und langfristig auch für das Archiv wieder nutzbar zu machen. Seit 2011 würden auch Digitalisierungen von Sicherungsverfilmungen sowie von geborgenen und restaurierten Archivalien eingespielt. Langfristiges Ziel sei es, die gesamten Bestände des HAK digital verfügbar zu machen. Das Portal befinde sich noch im Testbetrieb.

Anschließend stellt Herr Hagemann die Funktionsbereiche des Portals vor:

1) Lesesaal  (Tektonik, Volltextsuche u.a.)

2) Mein Archiv (persönlicher Speicherort für den einzelnen Nutzer)

3) Forum (Nutzerkommunikation, sowohl der Nutzer untereinander als auch mit Archivaren bzw. Projektmitarbeitern)

4) Identifizierung (Archivgut sei teilweise nach dem Einsturz des HAK nicht eindeutig identifizierbar gewesen. Auch hier sollten die Nutzer und ihre Bereitschaft zur Mithilfe eingebunden werden. Die Archivmitarbeiter entschieden dann, welche Identifizierungserfolge sie in ihrer Verzeichnung sichtbar machten.)

Dann veranschaulicht Herr Hagemann die Funktionalitäten des Portals an einigen Bespielen: Die hinterlegten Digitalisate würden immer durch einen Findmitteleintrag ergänzt, der nicht durch Nutzer bearbeitet werden könne, sowie u.a. durch einen Kommentarbereich, die Kumulierung der einzelnen Digitalisate und persönliche Notizen. Diese Einträge könnten durch Nutzer bearbeitet werden.

Ein wichtiger Aspekt sei die Transkription der Archivalien, wie Herr Hagemann weiter ausführt. Die Nutzer könnten in den Transkription durch eine Volltextsuche recherchieren, Studenten könnten sie als Transkriptionsübungen nutzen und für ungeübte Nutzer seien sie eine Lesehilfe.

Bei der Erschließung sei man abhängig von der Beteiligung und Fähigkeiten der Nutzer, d.h. die Erschließung werde auf die archivische Erschließung als Angebot aufgesetzt, um die Arbeit mit den Archivalien zu erleichtern. Herr Hagemann betont, dass es sich nicht um eine archivische Erschließung im eigentlichen Sinne handelt, sondern um den Versuch, die Nutzer in die Tiefenerschließung einzubinden.  Das Projekt sei langfristig angelegt, es erhöhe die Nutzbarkeit der Archivalien und diene am Ende auch dem Archiv selbst.

Auf Fragen aus dem Plenum hin, erläutert Herr Hagemann, dass man sich als Nutzer registrieren könne, z.B. um die Funktionen wie „Mein Archiv” nutzen zu können. Der Nutzername werde bei Kommentaren o.ä. angezeigt. In der Testphase könne man aber noch ohne Registrierung alle Bereiche ausprobieren.

Das HAK leite momentan Digitalisate an den technischen Anbieter weiter, der sie dann einspeise. Zukünftig werde das HAK die Digitalisate aber selbst hochladen.

Auf die Frage nach der Qualitätssicherung und Kontrolle, führt Herr Hagemann aus, dass das „Wikipediaprinzip” angestrebt werde, d.h. dass Nutzer sich gegenseitig helfen und verbessern. Die Redaktion sollte dort gar nicht allzu tief eingreifen, unsachgemäße Kommentare würden aber entfernt werden.

Die Web 2.0-Funktionaliäten seien noch gar nicht technisch umgesetzt, die Zugriffzahlen seien schwankend und lägen bei aktuell 1000-3000 Zugriffe pro Monat.

Die Schutz- und Sperrfristen würden natürlich eingehalten.

Quelle: http://lvrafz.hypotheses.org/1595

Im dritten Teil des Beitrags geht es um den Verzeichnungsprozess in der Praxis, also um den Anleitungsteil in den Erschließungsrichtlinien. Ein vierter Teil wird abschließend die Findmittel als Erschließungsprodukte behandeln und eine zusammenfassende Beurteilung geben.

IV. Verzeichnung

1. Metadaten der Archivgutbeschreibung

1. Objekte der Beschreibung sind die Bestandsbildner, ihre Funktionen, ihr Schriftgut und die untereinander und zu anderen Akteuren und Beständen existierenden Beziehungen.

2. Metadaten der Verzeichnungsstufen (Pflichtfelder, wenn Eintrag möglich, sind fett gedruckt) bei der Beschreibung von Archivgut:

a. Verzeichnungsstufe Bestand:

i. Bestandsbezeichnung

ii. Bestandssignatur

iii. Bestandslaufzeit

iv. Zusammenfassung zum Inhalt des Bestands

v. Provenienz

vi. Bestandsgeschichte

vii. Entstehungsgeschichte oder Biographie und / oder Normdatei nach ISAAR-CPF

viii. Information über den Erschließungsprozess

ix. Benutzungsbeschränkungen

x. Bereitstellendes Archiv

xi. Erläuterung der Ordnung und Ordnungsmaßnahmen

xii. Sprache des Archivguts

xiii. Verweis auf ähnliches Material im eigenen und in fremden Archiven

xiv. Verweis auf einen Aktenplan

xv. Verweis auf andere Findmittel

xvi. Zitierempfehlung

xvii. Akzessionsnummer und Jahr

xviii. Beschreibung der Zugänge

b. Verzeichnungsstufe Klasse:

i. Titel

ii. Zusammenfassung des Inhalts

iii. Benutzungsbedingungen

iv. Laufzeit (sofern von Software erlaubt, in MidosaXML nicht möglich)

c. Verzeichnungsstufen Serie, File (Akte) und Vorgang / Einzelstück:

i. Titel

ii. Enthält/Darin

iii. Laufzeit

iv. Bestellnummer (bei Serie Sammelbestellnummer, bei Vorgang / Einzelstück Referenzierung auf File, nicht auf Bestand (Schema „1 in [Filenummer]“)!

v. Kompositionsform (Archivalientyp)

vi. Alte Signaturen (einzutragen ins Feld „Alte Signatur“ mit zusätzlicher Erläuterung (falls möglich) und in ein Sortierfeld)

vii. Provenienz (einzutragen ins Provenienzfeld und in ein Sortierfeld; bei mehrgliedrigen Provenienzangaben nach dem Muster: „Provenienz;Organisationseinheit“, z.B. „Universität Bayreuth;Abteilung I;Referat I/1“ (keine Leerzeichen einfügen!))

viii. Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie (MidosaXML: Entstehungsgeschichte)

ix. Bestandsgeschichte

x. Bewertungsinformation

xi. Information zum Erschließungsvorgang

xii. Benutzungsbeschränkungen

xiii. Lagerungsort

xiv. Verweis auf ähnliches Material

xv. Verweis auf einen Aktenplan

xvi. Umfang (bei Schriftgut in Blättern, abgekürzt „fol.“)

xvii. Korporationsindex

xviii. Geographischer Index

xix. Personenindex

xx. Sachindex

xxi. Materialindex

xxii. Kompetenzindex

3. Für die einzelnen Erschließungsvorhaben werden Richtlinienspezifikationen erstellt, die die allgemeinen Erschließungsrichtlinien konkretisieren.

4. Für die Nutzung des Index siehe Abschnitt VII!

2. Grundsätze der Titelbildung

1. Der Nutzer soll anhand des Titels entscheiden können, ob die Durchsicht der beschriebenen Unterlagen für sein Vorhaben nützlich ist oder nicht. Sind bereits Titel aus der vorarchivischen Bearbeitung überliefert, sollen diese entweder übernommen oder an geeigneter Stelle als vorarchivische Titel vermerkt werden. Präzisierungen und Korrekturen sind dann mittels der Enthältvermerke vorzunehmen (s.u.). Sofern auf einen Aktenplan verwiesen werden kann, soll der vorarchivische Titel in MidosaXML als Erläuterung zur Altsignatur (= Aktenplannummer) vermerkt werden.

2. Ist eine Unterlage mittels einer Titelvergabe nicht hinreichend zu beschreiben, sind zusätzliche Vermerke anzubringen („Enthältvermerke“).

3. Titel sind kurz und prägnant im Nominalstil parataktischer Wortgruppen zu formulieren. Grammatische Sätze und durch Pronomina oder Konjunktionen eingeleitete Nebensätze sollen vermieden werden.

4. Die Titel sind sach- und betreffsbezogen zu formulieren, sofern damit der Entstehungsgeschichte der Unterlage entsprochen werden kann und die Ablageprinzipien der Provenienzstellen dem nicht entgegenstehen. Ist eine sach- und betreffsbezogene Titelbildung nicht möglich, soll eine inhaltsbezogene Konkretisierung in einem Enthältvermerk und ggf. eine Erläuterung der Unterlagenstruktur in einer Zusatzinformation zur Erschließung {processinfo} oder Bestandsgeschichte {custodhist} hinzugefügt werden.

5. In Titeln sollen Abkürzungen vermieden werden. Sind sie nicht zu umgehen, sollen nur allgemein gebräuchliche Formen verwendet werden. Wenn Abkürzungen verwendet werden, ist für das Findbuch ein Abkürzungsverzeichnis zu erstellen.

6. Der Enthältvermerk ist ein fakultatives Element eines Beschreibungsdatensatzes. Er dient der Erläuterung und Ergänzung des Titels oder / und zur Bezeichnung der Unterlagen- oder Schriftstücktypen, wie z.B. „Listen, Briefe, Manuskripte“ usw. Angaben zu Unterlagentypen sind zudem im Feld „Archivalientyp“ {genreform} zu vermerken, soweit das möglich ist.

7. Zum Einsatz kommen die folgenden Arten von Enthältvermerken in der folgenden verbindlichen Reihenfolge ihrer Aufnahme:

a. „Enthält:“ Die darauf folgende Angabe präzisiert den Titel oder erläutert den Inhalt vollständig. Die Angaben erstrecken sich auf die gesamte Verzeichnungseinheit.
b. „Enthält v.a.:“ „Enthält vor allem“ meint den inhaltlichen, betreffsmäßigen oder unterlagentypbezogenen Schwerpunkt einer Verzeichnungseinheit.
c. „Enthält u.a.:“ „Enthält unter anderem“ macht auf hervorhebenswerte inhaltliche, betreffsmäßige oder unterlagentypbezogene Teile einer Verzeichnungseinheit aufmerksam, deren Vorhandensein aus dem Titel nicht mit hinreichender Sicherheit hervorgeht.
d. „Enthält auch:“ Die darauf folgende Angabe weist auf Teile einer Verzeichnungseinheit hin, die auf der Grundlage des Titels nicht zu erwarten wären.
e. „Enthält nur:“ Die darauf folgende Angabe engt einen weiter gefassten Titel auf den tatsächlichen inhaltlichen Umfang einer Verzeichnungseinheit ein.

8. Eine weitere Form präzisierender Beschreibung drückt sich in der Verwendung des „Darinvermerks“ aus („Darin:“). Er bezeichnet Inhalte besonderer oder auffällig abweichender physischer Beschaffenheit (z.B. Fotos, Karten, Pläne in Akten) und wesentlich abweichende Dokumentationsformen (z.B. dreidimensionale Gegenstäde, Artefakten usw.), die sich in der Verzeichnungseinheit befinden.

9. Mehrere gleichartige Enthältvermerke werden zu einem zusammengefasst, so dass pro Verzeichnungseinheit jede Art von Enthältvermerk maximal einmal vorkommt. Mehrere Einträge innerhalb eines Enthältvermerks werden untereinander nach Spiegelstrich gesetzt. Hinter jedem Eintrag soll nach Möglichkeit eine auf den jeweiligen Eintrag bezogene Laufzeitangabe stehen.

10. Titel und Enthältvermerke schließen ohne Satzzeichen ab. Hat ein Titel oder Enthältvermerk ausnahmsweise satzähnliche Gestalt, ist er mit einem Punkt, im mehrgliedrigen Enthältvermerk an nicht letzter Stelle mit Semikolon abzuschließen.

3. Laufzeitbestimmung

1. Die Laufzeit beginnt mit dem ältesten und endet mit dem jüngsten Schriftstück einer Verzeichnungseinheit.

2. Bei Verwaltungsschriftgut umfasst die Laufzeit den Bearbeitungszeitraum. Sie beginnt mit dem Datum des ersten Eingangsvermerks (-stempels) oder alternativ mit dem Datum des ersten Entwurfs eines ausgehenden Schreibens, mit dem die Stelle einen Vorgang eröffnete, und endet mit dem Datum der letzten Bearbeiterverfügung. Sie soll grundsätzlich jahrgenau, erforderlichenfalls präzise mit Tag und/oder Monat angegeben werden. Bei der Verwendung von bloßen Jahresangaben steht zwischen Zahl und Bindestrich kein Leerraum, andernfalls ist vor und nach dem Bindestrich ein Leerzeichen zu setzen.

Muster: 1977-1987, 1977 – 1.4.1987, 13.11.1977 – 1.4.1987

3. Wichtige Datumsangaben, auf die sich der Inhalt des Archivguts bezieht (Bezugslaufzeit), sind in geeigneter Weise im Titel oder Enthältvermerk unterzubringen (z.B. „Jahresbericht für 1976“, während seine Entstehung und damit die Laufzeit das darauf folgende Jahr 1977 ist).

4. Ist ein Datum nicht ermittelbar, wird die Abkürzung „o.J.“ für „ohne Jahr“ eingetragen. Bei Schätzungen wird vor das Datum ein „ca.“ gesetzt. Ist ein Datum nur erschlossen, wird es in eckige Klammern gesetzt.

5. Datierungen von Schriftgut, das der Unterlage beigefügt, aber nicht im Bearbeitungsprozess bei einer der beteiligten Parteien entstanden ist, werden ggf. in runden Klammern vermerkt. In fast allen Fällen spielt dies nur eine Rolle, wenn solches Material beigefügt wurde, das vor dem Beginn der Bearbeitung entstanden ist oder nach Beendigung der Bearbeitung ablagetechnisch noch hinzugefügt wurde (i.d.R. Dokumentationsmaterial).

Muster: (1971) 1977-1987: Hier konnte z.B. eine zum Vorgangsbetreff passende Festrede, ein Bericht oder ein Zeitungsausschnitt von 1971 als Informationsmaterial für den Bearbeiter hinzugegeben worden sein, während die Vorgangsbearbeitung selbst (Eingangsstempel) erst 1977 begann.

6. Unterbrechungen oder längere Pausen der Bearbeitung können als unterbrochene Laufzeiten verzeichnet werden (z.B. 1977-1982, 1985-1987). Ob Unterbrechungen vermerkt werden sollen, liegt im Ermessen des Bearbeiters, soweit es nicht durch Richtlinienspezifikationen geregelt wird.

4. Indexierung

1. Kompetenzindex:

Im Kompetenzindex werden Funktionen im Sinne des ICA-Standards ISDF indexiert. Dafür stehen Funktionen erster und zweiter Ordnung zur Verfügung. Darüber hinaus ist derzeit keine weitere Vertiefung möglich. Indexiert wird nach folgendem Schema: Funktion-Semikolon (ohne Leerzeichen)-Subfunktion (Bsp.: „Studium;Graduierung“). Eine Funktion ist ein Wirken oder eine Aufgabe mit Entstehungsursächlichkeit für das betroffene Archivale. Dadurch unterscheidet sich der Kompetenzindex deutlich vom Sachindex, wo der inhaltliche Bezug ausschlaggebend ist.

Folgende Funktionen und Subfunktionen stehen für die Indexierung zur Verfügung (Indexierungsbegriff in Klammern, falls von Funktionsbezeichnung abweichend aufzunehmen!):

• Forschung und Innovation
  • Strategische Entwicklung [Strategisches]
  • (Eintragungsform: „Forschung und Innovation;Strategisches“)
  • Wissenschaftliche Durchführung
  • Forschungsmanagement (Administration)
• Lehre
  • Strategische Entwicklung [Strategisches]
  • Durchführung der Lehre
  • Evaluation
  • Studentische Beiträge
  • Angebote der Weiterbildung [Weiterbildung]
• Studium
  • Anwerbung, Auswahl, Zulassung
  • Studierendenverwaltung und -betreuung
  • Studienberatung und Studiengestaltung
  • Schaffung und Bereitstellung von Lernumgebungen
  • Prüfungen, Examinierung, Graduierung [Graduierung]
• Verwaltung
  • “Körperschaftlichkeit” (Existenzgrundlagen) [Körperschaftlichkeit]
  • Personalverwaltung
  • Administration (“Maintaining”, allg. Verwaltung)
  • Finanzierung und Drittmitttelförderung
  • Geographische Positionierung, Liegenschaften [Geographische Positionierung]
• Sozialisation
  • Extrakurrikulare Aktivitäten
  • Schaffung und Bereitstellung sozialer Einrichtungen für Studierende [soziale Einrichtungen]
  • Beziehungen zu studentischen Gruppen
  • Alumni-Beziehungen
• Kulturelles Engagement
  • Pflege wissenschaftlicher Sammlungen
  • Kulturelle Aktivitäten
  • Musische, sportliche und sonstige kulturelle Förderung der Studierenden
• Außenbeziehungen
  • Lokale und regionale Vernetzung
  • Überregionale Vernetzung
  • Kontakte zu universitätsbezogenen Gruppen / Vereinen
  • Kooperation mit der Wirtschaft

2. Materialindex:

In den Materialindex werden abweichende und besondere Überlieferungsformen indexiert, die auch in den Darinvermerken erscheinen können (s. Definition dort, Abschnitt IV.2.8!).

3. Korporationsindex:

Körperschaften, juristische Personen, Firmen u.ä. Es ist auf die Verwendung der korrekten offiziellen Bezeichnungen sowohl bei der Titelbildung als auch bei der Indexierung zu achten!

4. Personenindex:

Personennamen, aufzunehmen nach dem Muster: Nachname, Vorname, (ggf. Titel oder Adelsprädikat)

5. Sachindex:

Sachen, Betreffe, Inhalte, zu denen das indexierte Archivgut in einer nicht unmittelbar entstehungsursächlichen Beziehung steht. Die Begriffe sollen in Titel oder Enthältvermerk bereits genannt sein.

6. Geographischer Index:

Orte, die in Titel oder Index genannt werden, Orte die ggf. auf Grund einer Richtlinienspezifikation darüber hinaus zu erfassen sind. Orte sind Städte und Gemeinden, Landschafts- und Regionsbezeichnungen, Ländernamen.
Über die Anwendung von Deskriptoren entscheiden die jeweiligen Richtlinienspezifikationen.

5. Personen- und Körperschaftsbeschreibungen

Abgebende Stellen und Provenienzstellen sollen in Form eines verwaltungsgeschichtlichen oder biographischen Abrisses in einer Zusatzinformation zur Entstehungsgeschichte kurz beschrieben werden. Soweit das Archiv einen ISAAR(CPF)-Beschreibung vorhält, soll zusätzlich auf diese verwiesen werden. Weitere Normdateien, insbesondere die GND-Datensätze, sollen ebenfalls berücksichtigt und referenziert werden.

Eintrag aus dem Akzessionsverzeichnis; die Verzeichnungseinheit entspricht hier der Gesamtheit einer Akzession von einer Abgabestelle.

6. Ordnung der Verzeichnungseinheiten

Mit dem Ordnungsvorgang ist die Bildung einer Klassifikation gemeint. Die Grundlagen für die Ordnung sollen in den Feldern „Alte Signatur“, „Kompetenzindex“ und den Sortierfeldern so weit gelegt sein, dass aus ihnen eine Bestandsgliederung abgeleitet werden kann. Die Gliederung wird am Ende der Verzeichnung manuell in einer Kopie der Findbuchdatenbank erstellt und ist die Grundlage zur Generierung eines Onlinefindbuchs. Bei umfassenderen Verzeichnungen kann die Gliederung auf oberster Ebene zur Abgrenzung mehrerer Findbücher voneinander dienen. Bei der Generierung von Findbüchern werden die Verzeichnungseinheiten innerhalb der Gliederungspunkte chronologisch sortiert.

7. Dokumentation des Erschließungsprozesses

Über die Erschließungsarbeiten führt jeder daran Beteiligte ein Arbeitsprotokoll. Gegliedert nach Verzeichnungseinheiten, sind Auffälligkeiten inhaltlicher Art, Besonderheiten im Erschließungsprozess, vorgenommene Ordnungsarbeiten, Bemerkungen über den konservatorischen Zustand usw. zu vermerken. Die Arbeitsprotokolle bilden eine Grundlage für die spätere Erstellung der Abschnitte über die Verwaltungsgeschichte bzw. Biographie, die Bestandsgeschichte, die Erläuterungen der Ordnung und des Erschließungsprozesses und für Normdateien, die mit dem Findbuch verlinkt werden sollen. Die gewissenhafte Führung des Arbeitsprotokolls ist daher von großer Bedeutung für eine qualitativ hochstehende Erschließung. Sofern ein Formular für das Arbeitsprotokoll bereitgestellt wird, ist dieses zu benützen.

Quelle: http://archive20.hypotheses.org/1796

Beim letzten ICARUS-Meeting, das vom 16. – 18. Juni 2014 in Kopenhagen (Dänemark) veranstaltet wurde, wurde das Stadtarchiv Speyer über die Tagung “Offene Archive 2.1″ interviewt, die von 3. – 4. April 2014 im Hauptstaatsarchiv Stuttgart stattfand.

Elisabeth Steiger: The conference „Open archives 2.1“

• What means „open archives“?

The term “Open Archive” can first of all be understood quite literally. If you hear the word “open” you first think of open doors, the archive opens its doors to anyone who is interested to learn something about it. In relation to the conferences “Open Archives” the meaning even goes one step further: Not only analog doors are opened, but also digital doors.

The “Open archive” introduces itself to the virtual audience on different channels, for example on social media platforms like Flickr, Twitter or Facebook. Also crowdsourcing belongs to an open archive. The user should be given the opportunity, to participate actively in the archival happenings and to get an overview over the archival content.

In this sense the conference planning was designed: All preparation steps were published on a conference blog. By the way, the access-numbers to the blog increased particularly before the meeting extremely! During the conference Twitter and Facebook have been continuously updated. There was a life stream and the presentations were filmed and made available gradually on YouTube. There is also a Flickr album of the conference with lots of impressions.

• How do you use these „different channels“ you spoke of?

This happens in several ways: It can be done using short Tweets that describe the followers what is happening in the archives at the moment, but also through larger projects such as virtual exhibitions that are shown on social networks like Flickr or Pinterest. Or by small “appetizers” on Facebook, a beautiful photo or a short statement. Even videos on YouTube are now used by archives, to make themselves known. Also crowdsourcing is currently a popular topic in the European archives: Photos will be put online on a particular platform and viewer theoretically from all over the world can comment on the photo and open it up. This is very practical.

But these are just a few examples. There are many more ways to actively pursue public relations.

• Back to the conference: Was it a conference only for archivists?

No. Sure there were essentially representatives of the archival sector as guests. But we pay attention already with the selection of our speakers that there is certain diversity within the themes and also the represented institutions. And so we also experience some variety among the guests. This topic is so interesting and in demands that also completely different career fields are interested, for example journalists or computer scientists. Both the speakers and the guests so were a “mixed bag”.

• From which cultural area came the speakers?

Our speakers came from the fields of archives, gaming, university, museum and church. This gave us not only a variety of topics, but also different perspectives on the same subject. The church for example operates in a different way with social media platforms, in our special case Twitter, than we in our archives. In this way we see clearly what others do and what is possible. Thus, the conference provides many different ideas and approaches for your own use of new platforms and offers.

• Which countries were represented?

Not only in the subjects, but also in the choice of countries of origin of our speakers we try to achieve the greatest possible variety. So we reach more prospects and a larger number of demands. Our speakers of “Open Archives 2.1” came from Denmark, the USA, Austria, the Netherlands, Great Britain, Spain, Poland, Switzerland and of course Germany. Our guests also came partly from abroad. There were visitors from Italy and Switzerland.

• Which topics have been addressed?

There have been addressed many different topics:

• The use of archives, both digital and analog
• Gaming in archives
• Blogs
• Social Networks
• Web 2.0 concepts
• Crowdsourcing
• Digital Archives

In summary we can say that all areas of the new “open” archives were touched and discussed. This was an overview to see what currently is going on in the modern archives.

• What do you think, is the development in Web 2.0-issues in the European area on a good way?

Yes, I think so. As we heard at the meeting, the archives are currently massively on the move and on the rise towards new, open archives, which are available for everyone through various channels. Unfortunately, we must say that this movement has only just really begun in Germany and unfortunately there are comparatively still a few archives that have joined this movement. But as we saw, the colleagues abroad are a step ahead us in many ways. They use new platforms, they elaborate again and again new concepts and they take new paths. So I would say, in general European archives are on the right track. Sure there is still a lot to do because an open archive takes a lot of work! However, as we have clearly seen at the meeting: It is worth! The user WANTS this offer, better still, he EXPECTS it!

It remains to hope that this innovative way will be used continuously and that all opportunities that present themselves will be used as good as possible.

• Will there be a further continuation of „Open archives“?
  

Yes! It is planned that the meeting will be held in the district of Siegen-Wittgenstein towards the end of 2015. The district archive of Siegen-Wittgenstein was a Co-organizer at the last two meetings.

Und es gibt auch eine deutsche Fassung!

Elisabeth Steiger: Die Konferenz „Offene Archive 2.1“

• Was bedeutet „Offene Archive“?

Der Begriff „Offene Archive“ kann zunächst einmal ganz wortwörtlich verstanden werden. Bei dem Wort „Offen“ denkt man an geöffnete Türen, das Archiv öffnet seine Türen jedem, der daran interessiert ist, etwas darüber zu erfahren.

Bezogen auf die Konferenzen „Offene Archive“ geht die Bedeutung sogar einen Schritt weiter: Nicht nur analoge Türen werden geöffnet, sondern auch digitale.

Das „Offene Archiv“ stellt sich dem virtuellen Publikum auf verschiedenen Kanälen, beispielsweise auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Flickr oder Facebook vor. Auch Crowdsourcing gehört zu einem offenen Archiv. Der Nutzer soll die Möglichkeit erhalten, zu jeder Zeit am Geschehen im Archiv auch aktiv teilzunehmen und einen Überblick über die Inhalte des Archivs zu bekommen.

In diesem Sinne wurde auch die Tagungsplanung gestaltet: Alle Vorbereitungsschritte wurden auf einem Tagungsblog veröffentlicht, während der Tagung wurden Facebook und Twitter ständig aktualisiert. Es gab einen Lifestream und alle Vorträge wurden gefilmt und werden nach und nach auf Youtube gestellt. Außerdem gibt es ein Flickr-Album zur Tagung mit vielen Impressionen.

• Wie werden diese verschiedenen Kanäle, die Du angesprochen hast, genutzt?

Dies geschieht auf verschiedene Art und Weise: Es kann mittels kurzer Tweets erfolgen, die dem Follower beschreiben, was im Archiv gerade passiert, es geschieht aber auch durch größere Projekte, beispielsweise virtuelle Ausstellungen, die über Netzwerke wie Pinterest oder Flickr gezeigt werden. Oder durch kleine „Appetithäppchen“ auf Facebook, ein schönes Foto oder ein kurzes Statement. Selbst Filme auf Youtube werden mittlerweile von Archiven genutzt, um sich bekannt zu machen.

Auch Crowdsourcing ist momentan ein beliebtes Thema im europäischen Archivwesen: Fotos werden online gestellt auf einer bestimmten Plattform und Betrachter, theoretisch von überall auf der Welt, können das Foto kommentieren und erschließen. Das ist sehr praktisch.

Doch dies sind nur einige Beispiele. Es gibt viel mehr Möglichkeiten, aktiv Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

• Zurück zur Tagung: War es eine Tagung nur für Archivare?

Nein. Sicher waren im Wesentlichen Vertreter der Archivbranche zu Gast. Doch wir achten schon bei der Auswahl unserer Referenten darauf, dass eine gewisse Vielfalt innerhalb der Themen und damit auch der vertretenen Einrichtungen vorhanden ist. Und so erleben wir auch unter den Gästen eine gewisse Vielfalt.

Dieses Thema ist so interessant und gefragt, dass sich auch ganz andere Berufsfelder dafür interessieren, beispielsweise Journalisten oder Informatiker. Sowohl die Referenten als auch die Gäste ergaben also eine bunte Mischung.

• Aus welchen kulturellen Bereichen kamen die Referenten?

Unsere Referenten kamen aus den Bereichen Archiv, Gaming, Universität, Museum und Kirche. Damit erreichten wir nicht nur eine Themenvielfalt, sondern auch verschiedene Blickwinkel auf das gleiche Thema. Die Kirche arbeitet beispielsweise anders mit Social Media-Plattformen, in unserem konkreten Fall Twitter, als wir im Archiv. Es wird also auf diese Weise nicht nur deutlich, was andere machen, sondern auch, was überhaupt alles möglich ist. Die Tagung bietet also viele verschiedene Impulse und Ansätze zur eigenen Nutzung neuer Plattformen und Angebote.

• Welche Länder waren vertreten?

Nicht nur bei den Themen, sondern auch bei der Wahl der Herkunftsländer unserer Referenten versuchen wir, eine möglichst große Vielfalt zu erzielen. Damit erreichten wir mehr Interessenten und werden einer größeren Anzahl von Ansprüchen gerecht. Unsere Referenten kamen bei „Offene Archive 2.1“ aus Dänemark, den USA, Österreich, den Niederlanden, Großbritannien, Spanien, Polen, der Schweiz und natürlich Deutschland. Auch unsere Gäste kamen zum Teil aus dem Ausland. Es kamen Besucher aus Italien und der Schweiz.

• Welche Themen wurden angesprochen?

Es wurden viele verschiedene Themen angesprochen:

• Die Nutzung von Archiven, sowohl digital, als auch analog
• Gaming in Archiven
• Blogs
• Soziale Netzwerke
• Web 2.0-Konzepte
• Crowdsourcing
• Digitale Archive

Zusammengefasst kann man sagen, dass alle Bereiche des neuen, „offenen“ Archivs angerissen und erwähnt wurden. Dies diente einem Überblick, zu sehen, was im modernen Archivwesen momentan überhaupt vor sich  geht.

• Was meinst Du, ist die Entwicklung in Web 2.0-Dingen im Europäischen Raum auf einem guten Weg?

Ich denke schon. Wie wir auf der Tagung hörten, ist das Archivwesen momentan massiv in Bewegung und auf dem Vormarsch in Richtung auf ein neues, offenes Archivwesen, das für jedermann über verschiedene Kanäle zugänglich ist. Leider muss man dazu sagen, dass diese Bewegung in Deutschland gerade erst richtig angefangen hat und es nach wie vor leider noch verhältnismäßig wenige Archive sind, die sich dieser Bewegung angeschlossen haben. Doch wie wir sahen, sind uns die Kollegen im Ausland in vielerlei Hinsicht in Stück voraus. Es werden neue Plattformen genutzt, immer wieder neue Konzepte ausgearbeitet und neue Wege beschritten. Ich würde also sagen, ganz allgemein sind die europäischen Archive auf einem sehr guten Weg. Sicher gibt es noch jede Menge zu tun, denn hinter einem offenen Archiv steckt sehr viel Arbeit. Doch wie wir auf der Tagung ebenfalls ganz deutlich sehen konnten: Es lohnt sich! Der Benutzer WILL dieses Angebot, besser noch, er erwartet es. Es bleibt also zu hoffen, dass dieser innovative Weg auch weiter beschritten wird und dass alle Möglichkeiten, die sich bieten, genutzt werden.

• Wird es eine weitere Fortsetzung von „Offene Archive“ geben?

Ja. Es ist geplant, dass die Tagung gegen Ende des Jahres 2015 im Kreis Siegen-Wittgenstein stattfinden wird. Das Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein war bei den beiden vergangenen Tagungen Mitorganisator.

Quelle: http://archive20.hypotheses.org/1806