Die Docupedia-Zeitgeschichte-Redaktion empfiehlt allen wissenschaftlichen Autorinnen und Autoren, Texte nur unter Angabe klarer Nutzungsbedingungen online zu publizieren. Mit der Angabe eindeutiger Lizenzbedingungen werden die Werke nicht nur formalrechtlich geschützt, es macht auch die Rezeption und Weiternutzung von Inhalten durch andere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wesentlich einfacher, wenn angegeben ist, wie bei einer Übernahme oder Neuveröffentlichung zu verfahren ist. Im Rahmen des Projekts Docupedia-Zeitgeschichte wurde inzwischen eine Reihe von Regelungen entwickelt, die die transparente Angabe von Nutzungsbedingungen und die einfache Weiterverwendung der Docupedia-Beiträge ermöglichen.

Für die Nutzung online publizierter Texte und Materialien sind zunächst neben den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechts die Nutzungsbedingungen zu beachten, die der Anbieter meist in Form von Geschäftsbedingungen auf der Website angibt. Für die Artikel in Docupedia-Zeitgeschichte bestehen solche Rahmenregelungen in Form der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vereins Clio-online - Historisches Fachinformationssystem e.V., dem rechtlich verantwortlichen Anbieter der Docupedia-Zeitgeschichte-Website. Der Verein wurde im November 2007 durch eine Reihe von Personen und Einrichtungen gegründet, die an Aufbau und Entwicklung von Portalen wie „Clio-online“, „Zeitgeschichte-online“ und „H-Soz-u-Kult“ beteiligt waren. Das Zentrum für Zeithistorische Forschung, redaktionell verantwortlich für Docupedia-Zeitgeschichte, ist ein Gründungsmitglied des Vereins.

Die Aktivitäten des Vereins Clio-online orientieren sich an den Grundsätzen der weltweiten Open-Access-Initiative und an der von deutschen und internationalen Forschungsorganisationen im Jahr 2003 verabschiedeten „Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities“. Insbesondere um langfristig den freien Zugang zu den über Portale und Fachinformationsdienste des Vereins publizierten Inhalten sicherzustellen, ist in den AGBs von Clio-online festgelegt, dass der Verein ein einfaches Nutzungsrecht an allen dort publizierten Beiträgen erhält. Nutzt also eine Autorin oder ein Autor die Vereinsangebote zur Veröffentlichung, so erhält der Anbieter Clio online e.V. das Recht, im Rahmen seiner Satzung dieses Werk auch langfristig der Öffentlichkeit im Open Access zur Verfügung zu stellen.

Die Bedingungen, die Clio-online e.V. für die weitere Nutzung und Veröffentlichung von Texten, die der Verein im Rahmen seiner Online-Angebote publiziert, durch Dritte aufstellt, sehen vor, dass zunächst eine Anfrage auf Weiternutzung beim Anbieter, also Clio-online, sowie beim Urheber eines Textes erfolgen muss. Damit soll gewährleistet werden, dass Texte nicht ohne Kenntnis des Urhebers und in korrekter Form an anderer Stelle wiedergegeben werden. Für die Kontaktaufnahme und die korrekte Angabe der Nutzungsbedingungen gibt Clio-online einen kurzen Lizenztext vor, der sich auch unter den meisten der Docupedia-Zeitgeschichte-Beiträgen findet. Ausgenommen von dieser Regelung sind private Vervielfältigungen der Artikel, die nicht über den eigenen Gebrauch hinausgehen und ohnehin gesetzlich erlaubt sind.

Im Projekt Docupedia-Zeitgeschichte wird den Autorinnen und Autoren der Artikel noch alternativ zu diesen Standard-Nutzungsbedingungen des Anbieters die Möglichkeit eingeräumt, Beiträge unter einer Creative-Commons-Lizenz zu veröffentlichen. Damit erhalten die Texte eigene, von den Regelungen des Clio-online e.V. unabhängige Nutzungsbedingungen. Die Konsequenz aus der Wahl einer Creative-Commons-Lizenz für einen Artikel ist, dass eine Weiternutzung auch ohne Rückfrage bei Autorin oder Autor bzw. Anbieter zu klar festgelegten Bedingungen möglich ist. Dies macht die Verwendung der Texte in anderen Zusammenhängen einfacher, entzieht sie aber auch der Kontrolle des Urhebers oder Rechteinhabers. Da Creative-Commons-Lizenzen in dieser Hinsicht mit den Nutzungsbedingungen des gewohnten Publikationsbetriebs brechen, in denen Autorinnen und Autoren jeweils neue Verwendungen der Werke genehmigen müssen, hat sich die Docupedia-Zeitgeschichte-Redaktion entschlossen, die Entscheidung über die Wahl dieser Lizenz den Autorinnen und Autoren selbst zu überlassen.

Creative-Commons legt als Mindestanforderung fest, dass die Urheber eines Artikels bei der Weiterverwendung genannt werden. Darüber hinaus ist die Kombination verschiedener weiterer einschränkender Bedingungen möglich. Um die Entscheidung etwas zu vereinfachen, empfiehlt die Docupedia-Zeitgeschichte-Redaktion ihren Autorinnen und Autoren zwei Creative-Commons-Alternativen: eine restriktivere und eine offenere Variante.

In der restriktiveren Formulierung sollen Artikel nur unverändert und nicht-kommerziell zugänglich gemacht sowie Autor und Rechteinhaber genannt werden. In der offeneren Variante können Artikel auch verändert, in Teilen und kommerziell veröffentlicht werden, wenn Urheber oder Rechteinhaber genannt werden und die Nachnutzung bzw. Weitergabe unter den gleichen Lizenzbedingungen erfolgt. Letztere Variante wurde mit Blick auf das gültige Lizenzmodell der Wikipedia gewählt und erlaubt dann die Integration von Texten aus Docupedia-Zeitgeschichte in die Online-Enzyklopädie.

Außer den eigentlichen Artikeltexten werden über Docupedia-Zeitgeschichte auch noch andere Inhalte und Materialien veröffentlicht, bei denen Nutzungsbedingungen zu beachten sind. Dazu gehören beispielsweise Illustrationen, Materialien und Fotos, die Teil der Artikel sind. Bei allen diesen Inhalten ist es kaum möglich, einheitliche Nutzungsbedingungen zu verwenden, da je nach Herkunft einer interessanten Quelle oder eines Fotos für die Online-Veröffentlichung ganz unterschiedliche Lizenzbedingungen bestehen können. Die Docupedia-Zeitgeschichte-Redaktion hat sich entschlossen, hier pragmatisch vorzugehen und auch proprietäre Lizenzbedingungen zuzulassen, die von den Nutzungsbedingungen des Artikels abweichen können. Auf diese wird dann möglichst deutlich hingewiesen. Denn auch wenn Nutzungsbedingungen restriktiv formuliert sind und beispielsweise nur die exklusive Veröffentlichung eines Fotos auf Docupedia-Zeitgeschichte zulassen, ist diese Information immer noch hilfreicher, als das Fehlen jeglicher Nutzungsangaben – was leider nach wie vor für die große Mehrheit der im Internet veröffentlichten Inhalte zutrifft.